ビジネスメールコミュニケーション講座head

メールのメリット

ビジネスメールには、コストがかからない、相手の時間を拘束しない、瞬時に届く、後で確認しやすい、などの多数のメリットがあります。これらをしっかり理解して、メールを正しく使いこなしましょう。

それではそれぞれ解説をします。

相手の時間を拘束しない

送りたいときに送り、相手も読みたいときに読むことができます。
ビジネスのコミュニケーションツールとして使うことで、送る側・受け取る側双方が時間を有効に使うことができます。

無料である

郵送やファクスと異なり、メールは何通出しても無料です。
通信コストを気にすることなく、たくさんの人に同時にアプローチをすることができます。

仮に50円のはがきを1万枚出したら50万円ですが、メールの場合は何通送っても0円です

同時にたくさんの人に送ることができる

従来のコミュニケーションでは「1対1」が基本ですが、メールを使えば「1対n(複数)」の情報発信ができます。
発信者は1人でも、送信先は無限に広げることができるのです。同報配信システムを利用すれば、1通を書く労力で何万人にも同時に情報伝達ができます。

スピードアップができる

意思決定をしたその場でメールで返事をすることができるため、迅速にビジネスを進展させることができます。
また、インターネットとの連動を図ることで、メールに記したURLからより深い情報を伝えることができます。

デジタルデータである

紙の書類などに比べ、収納に場所をとることがありません。
時系列に並べたり、送信者ごとに並べたりと、整理の仕方にもバリエーションがあります。

また、データは必要に応じて再利用することも可能です。

検索性にすぐれている

デジタルデータのため検索性にも優れています。
日時、送信者、本文のキーワードなど複数の検索項目が利用可能です

履歴を追うことができる

データとともに送受信の日時が残るため、プロジェクトの始まりから現在に至るまでのプロセスを時系列に追うことができます。

伝達ミスを防ぐことができる

送受信記録がデータとして残るので、「送った/送らない」といったトラブルを防ぐことができます。
また、活字で確認できるので、聞き違いや「言った/言わない」といったトラブルも防ぐことができます。

 

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著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

 ビジネスメールコミュニケーション講座

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