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引用して効率的に返信を

「引用」とは、人の言葉や文章を自分の言葉や文章の中に引いて用いることです。

メールのやり取りにおける引用とは、メールの差出人が書いた文章をそのまま残して、それに対して返答をつけていく方法を指しています。

引用を自動的にするか、しないかは、メールソフトで設定することができます。
引用をすると、行頭に引用符がつきます。

たまに「@」や「■」を引用符として付けている人を見かけますが、違和感を覚える人が多いようです。
「これは引用ですよ」ということを明示的にしたい場合には、最も一般的な「>(半角)」を使うことをおすすめします。

引用を使って返信したメールの例

○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社◇◇ショップの××と申します。

> 次回の会議の日程は、3月19日(木)10時からでよろしいでしょうか。
> お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします。

はい。こちらの日程で問題ございません。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。

(署名省略)

 

引用のメリット

引用の大きなメリットは、効率的であるということです。

例えば、受け取ったメールに次のように書かれていたとします。

○月○日にお伺いしてよろしいですか?



引用をする場合には、その次の行に一文を入力するだけです。

はい。問題ございません。楽しみにお待ちしています。」



引用をしない場合にはどうでしょうか。

お問い合わせいただいていた日にちの件ですが、○月○日でお願いします。

 

このように、質問された内容も含めて、全てを書かなければなりません。

また、新たに書き直すことによって、数字や漢字を間違えてしまう可能性があります。
そうなると、話が進むどころか、本来はしなくても済む確認や訂正をしなければならず、効率が低下するばかりです。

必ずしも、引用をしないことが間違いではありませんが、スピードと正確さの面で大きな差が生まれます。

全文引用と部分引用

実際に引用を使ってみると、2つの分かれ道があることに気づくはずです。

全文を引用する方法(全文引用)

宛先などのヘッダーから署名のフッターにいたるまで、すべてをつけたまま返信するのです。

メリット

これまでの履歴を丸ごとカバーできること。過去のメールにさかのぼる必要がまったくありません。

デメリット

やりとりを重ねるうちに文章が長くなり、読みづらくなるという問題点があります。

必要な部分だけを抜き出す方法(部分引用)

質問を受けていれば、質問文だけを引用し、その下に回答を書いていきます。

メリット

全文引用の場合よりも文面をスッキリまとめることができ、読みやすく、話のポイントもつかみやすい返信になります。

デメリット

削る部分と残す部分の判断を誤ると、相手の意図から外れた返信になってしまったり、大切な部分に返答をし忘れたりすることがあります。また、引用をする文章の量が少なすぎると、どの部分の引用なのか分からなくなったり、言葉が足りずに誤解を招いてしまうことがあります。

部分的に引用する場合には、最低限、前後の文脈が分かる状態で引用をするようにしましょう。

 

 

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カテゴリ
著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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