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社内と社外で文章を書き分ける

メールは熟読するものではありません。
短い時間で瞬時に理解してもらうべきです。

そのためには、箇条書きなどを利用し明瞭簡潔に書きましょう。

また社内と社外では同じ書き方をする必要はありません。
社内では、社内ならではの書き方をすればいいのです。すでに、会社独自の文化が形成されているようでしたら、それに従う必要があるかもしれません。

簡略できるところは簡略に。
丁寧な文章を取り入れるべきところなど、使い分けるようにすることが大切になります。

社内メ-ルでは

社内では、事務的な通達事項が中心となり、効率的に、箇条書きで書きます。
上司であっても、特に儀礼的な文章を作成する必要はありません。

使用例

文末
です・ます・である・だ・します
間に入れる言葉
つきましては~お願いします

 

社外メ-ルでは

明瞭簡潔な文章にすることに変わりありませんが、やはり、礼儀をわきまえ、敬語や尊敬語・謙譲語を使うことが基本です。

また、「ご多忙中恐れ入りますが」といった、相手への配慮を忘れずに文章を作成します。

使用例

ございます・となっております・致します

大変恐縮ではございますが、

宜しくお願い申し上げます

 

 

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カテゴリ
著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

 ビジネスメールコミュニケーション講座

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