英文ビジネスメールはどう書き始めるの？書き方・ルールを解説

英文メールは日本語の慣用表現を訳さない

友達に「ご飯食べました？」と訊かれると、食事に誘われているように感じますよね。

しかし、中国語で「ご飯食べました？」と相手に訊かれた場合は、食事に誘っているのではなく、通常は日本語で言えば「ごきげんいかがですか？」あるいは「良いお天気ですね」といった挨拶なのだそうです。

つまり慣用的に使われている表現を文字通り解釈してしまうと誤解が生じるということです。

ご質問の中にあった和文メールでよく出てくる「いつもお世話になっています」ですが、日本人同士であれば、初めてメールを送る相手に使っても、メールの受け手は文字通りの解釈をせず、儀礼的な挨拶と捉えますので、コミュニケーション上の問題にはなリません。

しかしこの表現を敢えて英語に訳して”Thank you for your business.”あるいは”Thank you for you patronage.”（”patronage”は、お引立て、ご愛顧といった意味）などとメールの冒頭に書いて、まだ取引のない、あるいは初めてメールを送る外国人に送ると、誤解が生じる可能性があります。

相手は、「なぜ取引もない相手にお礼を言われるのだろう」といぶかしがるか、「この人とかつて取引があったのだろうか、そういう記憶はないのだけれど」と困惑するか。こうした展開が起こりかねないのです。

英文メールは、より具体的な依頼文にしましょう

同様に、よく和文メールの文末付近で使われる「何卒よろしくお願い申し上げます」も、理屈っぽく考えてみると、具体的に何を頼んでいるのか曖昧です。

英文メールでその真意を伝えるためには、それを直訳的に英語にしようとするのではなく、より具体的な依頼文にすることが求められます。

例えば、「この件について、今週金曜日までのご回答をお願いします」という趣旨の”Please reply to this inquiry by Friday this week.”などと書くべきなのです。

和文メールでも英文メールでも共通するルールについては、今後折々に説明するようにいたしますが、今回は、和文メールと英文メールに原則的な違いについて認識いただければと思います。

定期的に少人数で公開講座を行っておりますので、しっかりと英文メールの書き方を基礎から学びたい方は、ぜひ受講をご検討ください。