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英文メール、宛名はどう書けばいいですか?

自社製品に対する問い合わせがインドからメールで届きました。全く初めての先です。差出人名は、Raj Anandとあります。この人に返信をしようと思いますが、まず相手の名前をどう表記すべきかがわからず困っています。インドについての知識がほとんどないので、男性なのか女性なのか、Rajは姓なのか名なのかもわからないのです。また、それに続けて、一行目をどう書こうかについても、知識がありません。このような場合、どうすればよいでしょうか。

戸田博之講師からの回答

すでに取引のあるお客さまとのやりとりであれば、通常、相手の性別、姓名がわかっていますから、それに合わせて、次のように書きます。

Dear Mr. Smith,
Dear Ms. Wilson,

通常の取引関係であれば、名前の前に”Dear”を、敬称は男性なら、”Mr.”、女性なら”Ms.”と書きます。相手が大学の先生”Professor”、医師なら”Doctor”となることもありますが…

しかし、ご質問のようなケースではどうでしょう。こうした場合は、Dearに続けて、先方が書いてきた順番で名前を書くというのが原則です。本件の場合は、”Dear Raj Anand,”となります。最後に”,”を付けることを忘れないでください。

ネット検索を活用しよう

ご質問の件では、相手がインドの方を分かっているようなので、インターネット検索で、相手の名前が男性のものか女性のものか、どちらが姓でどちらが名かを、ある程度推測することができます。具体的には、”popular Indian first names”あるいは”popular Indian last names”といった検索をすると、次のようなサイトに行き着きます。

Top 100 Indian names – India
100 Most Popular Indian Last Names For Your Baby

これらから見ると、”Raj”は男性の名、”Anand”は姓だろうと思われます。したがって、返信の際に”Dear Mr. Anand,”とすることも考えられますが、100%確認が持てない場合は、先ほどご紹介した”Dear Raj Anand,”を用いるのが賢明かと思います。

本文をThank youから始める

誰かからメールをもらい、それに返信する場合には、”Thank you”で始めるという方法がよく使われます。日本語の場合でも、ご質問のような場合には、「当社製品に関するお問い合わせ、ありがとうございます」などと書くことが多いと思います。

より具体的には、「何に対して」Thank youというのかを書くとよいでしょう。ご質問の場合は、次のようなものが考えられます。
Thank you for your inquiry about our products.
Thank you for your interest in our products.
“inquiry”は質問、問合せ、”interest”は興味、関心という意味なので、それぞれ「当社製品に関するお問合せ、ありがとうございます」、「当社製品へのご関心をいただき、ありがとうございます」という意味になります。これらを応用し、他のケースでは、次のような表現を利用するとよいでしょう。
メールありがとうございます。
Thank you for your email.または、Thank you for your message.
キャンペーンへのご応募ありがとうございます。
Thank you for applying for our campaign.
アンケートへのご回答、ありがとうございます。
Thank you for your feedback to our survey.
サービスに関するコメントに対して
Thank you for your comment.
このように、感謝の言葉で本文を始めた後、それに続けて、ご質問のケースでは、問い合わせに対する返事を書くことになります。その書き始めは、次のようになります。

In response to your inquiry, …(「お問合せにお答えして…」という意味です)

定期的に少人数で公開講座を行っておりますので、しっかりと英文メールの書き方を基礎から学びたい方は、ぜひ受講をご検討ください。

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