配信データの作成ミスによる誤送信がなぜ起こるのか？

配信データの作成ミスによる誤送信

2014年12月4日に発生した『「GMOインターネット」がメールマガジン16万件を誤送信』(産経ニュース)もウェブサイトの情報によると「送信先メールアドレスと掲載情報の組み合わせに相違が発生し」と書かれています。おそらく、顧客データの整備中にずれが生じ、その結果このような大事態に繋がったのでしょう。

メールマガジン誤配信についてのご報告とお詫び(2014年12月5日|お名前.comウェブサイト)
http://www.onamae.com/news/domain/141205_1.html

メルマガ配信システムなどを利用し、一斉送信をおこなう際はデータの取り扱いに十分注意する必要があります。エクセルの操作を間違えるだけで、重大な配信ミスに繋がることがあります。

たとえば、以下のような配信データがあったとします。

ここで5番の「山田五郎さん」から配信停止の依頼があったとします。本来でしたら、その人のデータごと消すべきです。しかし、間違ってアドレスだけ選んで「削除」をしたとします。その際、このようなアラートが出ます。

「上方向にシフト」を押すと、エクセルデータは以下のように書き換わります。

「0005@example.jp」のアドレスが削除をされ、それ以下のアドレスが一つずつ上にずれました。このまま配信したらどうなるでしょう。5人目以降にはお名前とアドレスが対応していない状態で届きます。これを受け取った受信者は、情報が漏れたのでは無いかと不快になります。

誤送信対策のヒント

ちょっとした配信ミスが大きなトラブルになることを意識して、2重、3重のチェック体制を構築するべきでしょう。