メールの宛先間違いによる誤送信が起こる理由と対処法

メールは宛先に入力されているアドレスに届きます。そのため、アドレスが違えば間違った相手に届いてしまいます。送信先のメールアドレスが存在しなければ「Delivery Status Notification (Failure)」のようにエラーメールが戻ってきます。

逆に、メールアドレスが存在すれば届いてしまうのです。封書の郵送物は、配達の間違いがあったとしても開封されるケースは少ないでしょう。しかし、メールは届いたらすぐに開封されてしまいます。相手の目に触れさせたくなかった情報だとしても、取り返しがつきません。

1対1のメールの誤送信のため、プレスリリースを出してお詫びをする。謝罪会見を開くなど言った対応はほぼ見られません。1対1の閉じられた空間の中での誤送信のため、謝罪もしやすく、相手もそれを受け入れてもらいやすいのでしょう。

1対1のメールの誤送信は表に出ないだけで、日常的に起こっていると考えて間違いありません。

では、このような誤送信はどうして起こってしまうのでしょうか。

宛先の打ち間違い

相手のメールアドレスを手入力した際、入力ミスを起こす可能性があります。たとえば、相手のメールアドレスが「123456@example.jp」だった場合、誤って「12345@example.jp」と入力してしまったとします。このアドレスが存在するならば、そこにメールが届いてしまいます。

相手がYahoo!メールやGmailを使用している場合、メールアドレスは「●●●@yahoo.co.jp」「●●●@gmail.com」などとなります。

ユーザー数を考えてみて下さい。Gmailのユーザー数は、4億2,500万人（2012年6月時点）、Yahoo!メールのユーザー数は、約5,000万人（2014年10月時点）です。簡単なアドレスは、高い確率で利用されているはずです。つまり、誤送信が起こりやすくなるのです。

送信先を選定選ぶときに、アドレス帳から選択する人も多いでしょう。そのときに、Aさんを選択しようと思っていたのに、間違ってBさんを選択してしまった。この誤送信も考えられます。

また、A社の山田太郎さんに送りたかったのに、B社の山田太郎さんに送ってしまった。このような同姓同名の選択ミスも考えられます。アドレス帳からの選択は、思わぬ間違いを生む可能性があります。

入力を楽にするための学習機能、それがオートコンプリートです。過去に入力した文字を記憶して、文字列の最初の文字を数文字入力するだけで自動的に「どんな文字か」の候補を呼び出してくれるのです。アドレス欄に「yama」と入力したら「yamada@example.jp」のように呼び出してくれます。

これで業務が楽になる反面、誤った文字列を呼び出してしまう可能性もあるのです。

過去に何十人という山田さんと接触があった場合、記憶だけで探し出すのは危険でしょう。このオートコンプリートに頼るのはオススメできません。

アドレスを選ぶから間違えるのです。オートコンプリート機能でアドレスを選ぶ、アドレス帳から探す。そういった行為をすべてやめ、届いたメールに返信をするようにしてみましょう。