メーリングリスト宛に送信してしまう誤送信が起こる理由と対策

メーリングリスト（以下、ML）を活用した誤送信事例も多数あります。

メーリングリストは、特定の話題に関心を持つグループ内で情報交換をする際に利用されています。たとえば、ビジネスメールの誤送信に興味を持つ人が情報交換をするMLがあるとします。そこに登録している人は、お互い意見を交換し、見識を深めることが出来ます。
この情報交換を円滑にするために、MLの代表アドレスに送ったら全登録メンバーにメールが転送されるようになっています。MLから退会をしたら、メールの転送もストップします。そのため、常に全員に漏れなく連絡が出来る便利なツールです。

企業内でも、営業部全員のMLを作ったり、プロジェクトごとに社外のメンバーとMLを作ることも珍しくありません。

このMLをメルマガ配信用に活用することもあります。MLに投稿できる人は、Aさんのみ。その他の人は投稿が出来ない。このように設定しておくと、Aさんからのメルマガのような活用方法が出来るのです。では、この投稿者を限定していなかったらどうなるでしょう。メルマガの受信者が返信をしてしまったら、それが他のメンバーにも届いてしまうのです。このMLの設定ミスによる誤送信事例をご紹介しましょう。

誤送信の事例

2014年5月21日に特定非営利活動法人市民福祉団体全国協議会で、「受信されたお客様が本メールにご返信されるとお客様を含めた全員にメールが送られてしまい、その結果として一部の方のメールアドレスがメーリングリストに表示してしまうという事態に至りました。」とのプレスリリースが発表されています。

5/21メール誤送信に関するお詫びとご報告（2014年5月21日｜特定非営利活動法人市民福祉団体全国協議会のウェブサイト）
http://seniornet.ne.jp/news/news-1284

その後すぐに設定のミスに気が付き、設定の変更はおこなっているようです。MLに投稿できる人を限定していなかったというもので、この誤送信もMLの設定ミスという人為的なものです。

ちょっと検索をしてみると、同様の誤送信事例は多数出てきます。

メーリングリストへの誤配信について。（2014年10月27日｜新日本スポーツ連盟北海道テニス協議会）

その他にも、MLへの誤送信事例は多数あります。送信者のみに返信したと思っていたのに、MLに投稿してしまっていた。公にしたくない発言をMLに投稿してしまい、トラブルになったという話もあります。宛先をMLにしてしまうと、その発言は一斉に届いてしまいます。宛先が正しいかも常に確認する必要があります。

誤送信対策のヒント

送信先を事前に確認をすることでも有効です。さらに有効なのは、ML専用フォルダを作っておくことです。通常の1対1のメールと混同しないためにも、格納場所を変えてみましょう。