ビジネスメールコミュニケーション講座head

なぜ受領の連絡すら出来ないのか

今日はちょっと愚痴のような体験談ですが……こう感じている人が多いと思うので共有します。

【なぜ受領の連絡すら出来ないのか】

私(平野友朗)は、日常のコミュニケーションの大半をメールでおこなっています。
例えば、以下のようなやり取りがあります。

  • 日程の調整
  • 原稿のフィードバック
  • サイトデザインの確認
  • 原稿の依頼
  • 料金の確認
  • 講座の内容の確認

などなど。

私の場合、朝出社したら前日に届いたメールは、すべて返信するようにしています。
そして当日の夕方に会社を出るときには、それまで届いたメールを処理します。

仕事の合間に隙間時間がとれれば、そこでもメールの処理をします。

セミナーとセミナーの間でも、5分、10分の時間は捻出できます。
そのような時間があれば、当然メールの処理をします。

そのため、私にメールを送って24時間以内(土日を除く)でメールの返信が無かったら、何かあったと思っていただいて問題ありません。
相手の体感とすると、2~4時間以内にはメールの返事が戻ってきているように感じるでしょう。

ごくまれに返事が遅れてしまうことがありますが基本は早いので、催促されることはまずありません。

受領の連絡を送るべき理由

メールの返事というのは、回答が揃ってからしなくてはいけないという決まりはありません。
すぐに返事が出来ない場合は「確認をして明日の18時までにご連絡します」と一報入れるだけでOKです。

これによって相手はスケジュールを組みやすいし、臨機応変な対応が可能となります。
この1通のメールがないと、相手は不安になります。

「もしかしたら、届いていないのではないか」
「こちらの意図が伝わっていないのではないか」

そのような心配を無くするためにも、依頼を受けたら「分かりました。金曜日までに作成します」と返信するほうがよいでしょう。

今、私が気になるのは、受領の連絡がやお礼がない人の存在。

たとえば、「メルマガのシステムなのですが、私の場合AとBどちらが良いでしょうか?」のような質問が届くことがあります。
基本的に、このような質問に対しても、すべて私が回答を送っています。しかも、しっかり長文で。

その後、

「ありがとうございます。勉強になります」
「早速やってみます」

のようなお礼が届くのが6割くらい。残りは、完全に返事がありません。

何かのサポートセンターに問い合わせをしているつもりなのか、お礼を伝えるという、当たり前のことを知らないのか。
このような当たり前の「お礼」が伝えられない人がいることが残念です。

この人は、普段からこんなコミュニケーションをとっているのか……。

もしそうなら、それが癖になっていますし周囲にも「そういう人だ」と認識をされているはず。
おそらく、それが繰り返されると「○○さんの依頼はやりたくないなぁ。」ってなってしまうこともあります。

仕事を有利に進めるためにも、何かをやってもらったら、お礼を伝える。
最低限このくらいのことはすべきですね。

スポンサーリンク