就職活動に使える！メールアドレスの基本・作り方・活用法

就活サイトへの登録、志望企業へのエントリーやOB・OG訪問など、就職活動をする上でメールは欠かせないツールです。多くの人がスマートフォンを持つ今、一つくらいはメールアドレスを持っていると思います。とはいえ、プライベートで使用しているメールアドレスをそのまま就職活動で使用してもよいのか、悩む学生もいるのではないでしょうか。

たかがメールアドレスと侮ってはいけません。使用しているメールアドレスや活用法が、企業側から見た自身の印象を良くも悪くも変える可能性があるのです。就職活動は、社会人生活へ向けての第一歩。輝かしい未来を迎えるためにも、選ぶべきメールアドレスのポイントを押さえておきましょう。

就活で使うメールアドレスはパソコンでの使用を前提に作りましょう

就職活動を始める際には、プライベートで使用しているアドレスとは別のアドレスを準備しておくと便利です。Gmailのようなフリーメールでもいいですし、大学から発行されているアドレスがあればそれでも構いません。いずれにしても、スマートフォンではなくパソコンでの使用を前提としたアドレスを取得しておくことがおすすめです。

多くの社会人は、仕事用のアドレスとプライベートのアドレスを分けています。サラリーマンであれば、単に「勤務先からアドレスが与えられるから」ということもありますが、起業家やフリーランスの場合でも、仕事用とプライベートのアドレスは分けていることが大半。両者の間に線を引く意味合いもありますが、何より管理しやすいことが大きな要因です。

就活サイトへ登録していると、日々、多くのメールが届きます。複数のサイトへ登録しているともなればなおさら。就職活動を進める中で、志望する企業からの連絡など、大切なメールを見落としてしまうようなことだけは避けたいですよね。就職活動とは関係のないプライベートな情報も混在してしまっては、見落とすリスクは高まるばかり。必要な情報だけを一か所に集約することで、管理しやすい環境を整えることができます。

メールの機能面にも注意が必要です。就職活動中は、企業からのメールに資料や書類が添付されていたり、こちらから応募書類を送ったりする機会もあります。各携帯電話事業者から提供されるキャリアメールでは送受信できるデータ容量の上限が小さいこともあり、思うように書類の受け渡しができないといった事態が発生してしまうかもしれません。

就職活動でビジネスメールのスキルを磨く

何より忘れてほしくないのは、就職活動は、社会人生活へ向けた第一歩だということです。内定を受けることがゴールに見えるかもしれませんが、それは同時に、新たなステージの幕開けを意味します。社会人になれば、就職活動中よりもメールでコミュニケーションを取る機会が増えるかもしれないことは、十分に予想できますよね。

2024年6月に一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表した「ビジネスメール実態調査2024」によると、メールの送受信に使用している主な機器として99.27％の人がパソコンと回答しています。仕事上のメールのやりとりは、スマートフォンよりもパソコンを使用するケースが主流。それを思えば、就職活動中からパソコンでのメールのやりとりに慣れておくことが効果的といえます。

メールを書く際、スマートフォンでフリック入力をした方が早いという人もいるでしょう。確かに、就職活動中という限られた期間でみれば、その方が効率的かもしれません。しかし、入社後の自分がパソコンでメールのやりとりをする姿を想像するならば、早い段階からキーボードを使用してメールを書くことに慣れておきたいもの。結果、それが将来の効率的な業務の進行や、自身のイメージをアップさせることにもつながるのです。

一通のメールを書くのに5分でできる人と10分かかる人がいたとして、成果が変わらないならば、5分で書ける方がいいですよね。また、企業に所属すれば、上司や先輩の前でパソコンを使用するのはもちろん、職種によっては、お客さまの目の前で入力する機会が訪れることもあります。キーボードでの入力がおぼつかなければ、頼りない印象にさえ映ってしまうかもしれません。メールを書くのは、社会人として一生もののスキル。就職活動中は、ビジネスメールのスキルを磨く絶好の期間と考え、ぜひ、取り組んでみてください。

就活で使うメールアドレスは名前を基本にシンプルに

では、実際にGmailなどのフリーメールでアドレスを作成する場合のポイントを押さえておきましょう。

就職活動においては、メールアドレス一つで印象が良くも悪くも変わることがあります。好きなスポーツチームやアーティストなど趣味に由来するアドレスは、プライベート感が強く、印象を下げる可能性があるので避けるべき。

就職活動で使用するアドレスは、自身の名前をベースに作成するのが基本です。ただし、フリーメールでは、名前に関するアドレスはすでに取得されていて利用できないケースも少なくありません。その場合は、学籍番号などの数字を組み合わせてアレンジするのが無難。自身の名前が利用できないからといって、ニックネームなどで設定することも避けましょう。

送信者名の設定で第一印象もアップ

メールアドレスを取得したら、併せて実施しておきたいのが送信者名の設定です。送信者名とは、自分がメールを送ったときに相手の受信トレイに表示される名前のこと。適切な送信者名を設定することが、就職活動でメールを使う上での信頼獲得につながるのです。

就職活動中は、企業の採用担当者と直接やりとりをすることになります。その際、面識のない相手であることがほとんどのはず。メールの送信者に心当たりがなければ、相手にも少なからず警戒心が生まれます。「誰だろう？」と考えながら開封するメールよりは、開く前に誰なのかが分かるメールの方が好印象につながりますよね。

次の三つの表示名を比較してみてください。就職活動中の学生からのメールだと一目で判断できるのはどれでしょうか。

言うまでもなく（3）の表示名ですよね。送信者名は、メールソフトのアカウント設定で自由に編集ができます。自身のフルネームと大学名が表示されるよう設定しておけば、面識のない相手であっても安心してメールを開くことができるはず。この機能を活用しない手はありません。

企業の担当者は、複数の学生からのメールを受信しています。さらに、学生に限らず社内のスタッフや取引先など多くの方とやりとりをしていることでしょう。誰からのメールなのかが一目で分かることが、相手への配慮につながり、円滑なコミュニケーションも期待できるのです。

使用するメールアドレスや活用法によって、自身の印象は左右されるもの。就職活動におけるメールのポイントを押さえ、社会人生活に向けた第一歩を踏み出しましょう。