印象の良いビジネスメールを書くために語彙力を高める必要はある？

ビジネスシーンでは、正確かつ効果的にコミュニケーションを図るために「語彙力」が重要だとよく言われます。しかし、「語彙力を高める」と聞いた時、ただ多くの言葉を知っていることを指すわけではありません。むしろ、その言葉を適切に使いこなす力が求められます。

特にメールなどの文章では、相手の理解を優先することが重要であり、難しい言葉を使っても、それが相手に伝わらなければ意味がありません。

本記事では、ビジネスメールにおける語彙力の本質と、その役割について詳しく解説していきます。

ビジネスにおける語彙力は「使いこなす力」

語彙力と言うと、多くの言葉を知っていることを想像する人が多いですが、ビジネスシーンで求められる語彙力は単に知識を持つことではなく、その言葉をいかに適切に使えるかが鍵となります。

たとえば、同じ言い回しでも状況や相手によって言葉を使い分けることが求められます。

多くの言葉を知っていても、相手が理解できない言葉を使っては意味がありません。特にメールでは、対面でのコミュニケーションと異なり、相手の表情や反応を直接確認できません。言葉が伝わっているかどうかをすぐに判断することができないため、言葉選びには慎重さが必要です。

また、難しい言葉を多用することが必ずしも高い語彙力を示すわけではありません。むしろ、相手がその言葉を知らない場合、コミュニケーションは滞り、ビジネスの効率が低下することもあります。

そのため、ビジネスにおいては、相手が理解しやすい言葉を選んで使いこなすことが、真の語彙力と言えるでしょう。

ビジネスメールに難しい言葉は不要？

「難しい言葉を知っている方がビジネスでは有利ではないか」と考える人もいるでしょう。しかし、ビジネスメールにおいては、難しい言葉を使うことが必ずしも良いとは限りません。メールの受け手がその言葉を理解できなければ、内容が伝わらず、結果的に無意味になってしまいます。

例えば、「不可解」という言葉は理解しやすいですが、「難解」という言葉に置き換えた途端、少しわかりづらくなる場合があります。これは、相手の語彙力や背景に左右される部分もあるため、相手の知識レベルに合わせた言葉選びが重要です。

さらに、ビジネスメールでは「常用漢字」を使うことも推奨されます。たとえば、「叶う」という漢字は、一般的にひらがなで「かなう」と書かれることが多いです。常用漢字でない場合、メールの読み手がスムーズに理解できるように、あえてひらがなを使用することが、相手に配慮した語彙選択の一環です。

ビジネスメールは相手に対して適切な言葉を選び、伝えることが重要

ビジネスメールの中で最も大切なのは、相手に伝わることです。そのためには、相手が理解しやすい平易な表現を使うことが不可欠です。

特に、一般顧客向けのメールやメルマガなどでは、中学校卒業程度で理解できる平易な文章で書くことが求められます。

もちろん、専門的な用語や難しい表現を使うことが必要な場面もありますが、それは主に特定の業界や法人同士のやり取りに限定されます。一般的なビジネスメールでは、できるだけ簡単な言葉を選び、誤解や余計な手間を避けることが効果的です。

たとえば、メールで「確認をお願い申し上げます」という表現よりも「ご確認ください」といったシンプルな表現の方が、読み手にとって理解しやすく、迅速な対応を促すことができます。語彙力とは、多くの難しい言葉を知っていることではなく、適切な言葉を選んで、的確に相手に伝える力を指します。

ビジネスメールで語彙力を高めるためのアプローチとは

語彙力を高める必要はあるのでしょうか？

その答えは、「理解できる語彙を増やすことは重要だが、使う語彙は平易なものにする」という考え方です。ビジネスにおいては、伝わることが最優先されるため、使う語彙はあくまで相手が理解しやすいものを選ぶべきです。

しかし、自分自身の理解力を高めるために、難しい言葉や専門用語を学ぶことは役立ちます。

語彙力を高めるためには、次の2つのアプローチが有効です。

このように、使う語彙はシンプルに、理解する語彙は増やすという2方向のアプローチが、ビジネスシーンでの語彙力向上に役立ちます。

まとめ

ビジネスにおいて語彙力を高めることは、単に多くの言葉を知ることではありません。重要なのは、相手に伝わりやすい言葉を選び、使いこなすことです。

難しい言葉や専門用語を無理に使うのではなく、相手の理解に基づいて平易な表現を選ぶことが、効果的なコミュニケーションを促進します。

また、語彙力を高めるためには、伝わりやすい言葉を意識的に選びながらも、自分の理解力を高めるために新しい言葉を学ぶことが重要です。

ビジネスメールでは、相手に伝わることが最優先であるため、難解な言葉は避け、シンプルで明確な表現を心がけましょう。このアプローチによって、相手との円滑なコミュニケーションが実現し、より良いビジネス関係を築くことができます。