ビジネスメールコミュニケーション講座head

メールのメリット

ビジネスメールには、以下の7つのメリットがあります。このメリットを理解することで、より円滑なコミュニケーションがとれるようになります。

  • 相手の時間を拘束しない
  • コストがかからない
  • 同時にたくさんの人に送ることができる
  • デジタルデータのため加工や二次利用がしやすい
  • 検索性にすぐれている
  • 履歴を追える
  • 瞬時に届く

それでは、それぞれ順番に解説しましょう。

相手の時間を拘束しない

メールは送りたいときに送り、相手も読みたいときに読むことができます。仕事の隙間時間に対応することもでき、融通が利くのがメリット。

対面や電話の場合は、相手の時間を拘束してしまいます。「迷惑を掛けている」「申し訳ない」という気持ちが芽生えるかもしれませんが、それがメールにはありません。

メールをビジネスのコミュニケーションツールとして使うことで、送る側・受け取る側双方が時間を有効に使うことができます。

コストがかからない

郵送やファクスと異なり、メールは何通出しても無料です。通信コストを気にすることなく、たくさんの人に同時にアプローチをすることができます。仮に62円のはがきを1万枚出したら62万円ですが、メールの場合は何通送っても0円です。

同時にたくさんの人に送ることができる

従来のコミュニケーションでは「1対1(もしくは少数)」が基本ですが、メールを使えば「1対n(複数)」の情報発信ができます。
発信先は、10名でも、20名でも可能です。メール配信システムを使えば、10万人でも、100万人でも配信することが出来ます。発信者は1人でも、送信先は無限に広げることができるのです。メール作成にかかる労力は、送信先が増えても変わりません。

デジタルデータのため加工や二次利用がしやすい

紙の書類などに比べ、収納に場所をとることがありません。
メールの本文もデジタルデータとしてコピーしてワードに貼り付けたり、Excelに貼り付けたり2次利用が出来ます。

メールそのもののデータも、時系列に並べたり、送信者ごとに並べたりと整理の仕方にもバリエーションがあります。

検索性にすぐれている

デジタルデータのため検索性にも優れています。
これが紙のデータならば、すべて目で見て確認する必要があります。もしくは、ファイリングするなど整理をしっかりする必要も生まれるでしょう。

一方メールはデジタルデータのため、すぐに検索できます。検索方法も、日時、送信者(名前、アドレスなど)、本文のキーワード、添付ファイルの有無や容量、など複数の検索項目が利用可能です。

履歴を追うことができる

メールの本文とともに送受信の日時が残るため、プロジェクトの始まりから現在に至るまでのプロセスを時系列に追うことができます。

これにより「言った」「言わない」のトラブルを回避できることもあります。いつ誰がどのようなメールを送ったのか、それに対してどのような反応があったのか。メールの履歴はコミュニケーションの貴重な財産です。また、いつ頃どんなやり取りがあったのかをあとで確認することも出来ます。備忘録としても役立つのがメールです。

瞬時に届く

メールは、送信してものの数秒で相手に届きます。回線の速度によりますが、「瞬時に」と考えて差し支えないレベルです。日本国内であっても、海外であっても、タイムラグを感じることは少ないでしょう。

これが郵送の場合は、1~2日のタイムラグが生まれます。即時に連絡を取り、意志決定が出来る。
情報伝達の速度が上がるため、ビジネスの速度も上がります。

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