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ビジネスメールとは?

メールには、大きく分けて「プライベートで使うメール」と「仕事で使うメール」の2種類があります。

プライベートで使うメール

プライベートで使うメールは、基本的に面識がある人に送ります。携帯電話やスマホから直接送ることが多く、メール以外にもFacebookメッセージやLINEなどもこの部類に含まれます。面識があるため、送ったら開封してもらえるという前提があります。

仕事で使うメール

仕事で使うメールは「ビジネスeメール」「仕事のメール」「ビジネスメール」などと呼ばれていますが、本サイトでは「ビジネスメール」という名称に統一しています。2005年頃から頻繁に使うようになりました。

ちなみに、本サイトを運営しているアイ・コミュニケーションが「ビジネスメール」「ビジネスメールコミュニケーション」の2つの商標を有しています。

メールは、個人のものという印象が強いかもしれませんが、会社のツールを利用してコミュニケーションをとりますし、退職した情報も引き継ぎます。そのため、会社に帰属するものだと考えましょう。ある企業で研修をしたときに、「会社のパソコンから、個人の携帯にスケジュールを送ったため始末書を書くことになった」という話を聞いたことがあります。このように厳密に、情報漏洩だと考えている企業も少なくありません。

ビジネスメールが使われる以前

もともと、メールが登場する前は、紙文書である「ビジネス文書」を利用した文字での情報伝達をしていました。

いまでは、文字での情報伝達手段の一つにメールが加わり、仕事でも毎日のように利用しています。
一人ひとつのメールアドレスが会社から支給される前は、部署やチームにメールアドレスは一つ。

それを共有して使うすることも珍しくありませんでした。

その頃(2000年頃)のメールは、会社と会社のやりとりとして、ビジネス文書に近い形式が取られていました。
「拝啓 立春の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」とメールに書く人も多かったと記憶しています。今のように文節や句読点で改行することも少なく、30文字書いたら手動で強制的に改行する人も多かったです。レイアウトも、ビジネス文書そのままで、記書きのルールも用いられていました。

いまや、一人ひとつのメールアドレスが割り振られるようになり、情報伝達手段のみならず、コミュニケーション手段としての役割も担っています。メールは、文字を使って伝えますが、より会話や電話に近い、一対一のコミュニケーション手段として広く利用されています。

現在、ビジネスメールでは「拝啓 立春の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」などの挨拶は不要です。このような挨拶をしたら、メールのコミュニケーションが分かっていないと笑われるかもしれません。

ビジネス文書とビジネスメールは違います。その違いを理解してメールを使わないと、相手に違和感を与えてしまうこともあるでしょう。
メールの特徴、他の手段との違いを理解し、上手に使い分けることが大切です。

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