ビジネスメールコミュニケーション講座head

メールのデメリット

ビジネスメールは、コミュニケーションのツールです。ツールなのでデメリットも存在します。
このデメリットの存在を知らずに使っていると、トラブルが起こります。

トラブルの種を知り未然に防ぐためにも、以下の7つのデメリットを理解しておきましょう。

  • 読まれているかどうか分からない
  • 時間の共有ができない
  • コミュニケーションが簡素になる
  • 誤解が生まれやすい
  • 情報が残る
  • 使わない(使えない)相手もいる
  • メールを嫌う人もいる

読まれているのかどうか分からない

相手が反応(電話やメールなど)をしない限り、読んでもらったのかどうかを確認することができません。
メールは、通信経路のどこかで無くなってしまったり、受信したとしても自動的に迷惑メールに振り分けられている可能性もあります。

素早い反応が欲しい場合には、それを意識した件名、本文を作成手メールを送りましょう。
また、反応がなく不安に思うときは、電話などで確認することも考えましょう。

時間の共有ができない

「相手の時間を拘束しなくてよい」というメリットがある反面、直接会ったり話したりすれば、たやすく理解できるような微妙なニュアンスや意図が伝わりにくいという欠点があります。また、時間を共有することで「一緒に頑張っている」という結束力が生まれるかもしれませんが、そういったものを醸成しにくい特徴があります。

コミュニケーションが簡素になる

短文のメールや用件のみの簡単なメールばかり送っていると、いつの間にかやりとりが無機質なものになってしまいます。
対面や電話の場合は、声や表情などの情報からコミュニケーションが深まることもあります。しかしメールにはそれらで補うことができないため、表現や言い回しに工夫をすることが求められます。

とくに、クレ-ムやトラブル処理でメ-ルだけの連絡で済ませることは危険です。トラブルが発生している相手は、感情的にも敏感になっているものです。そのような場合は、電話や直接の面会を通して解消しなければ、意思疎通をはかることは困難です。

誤解が生まれやすい

メールは受け取った人が一方的な都合で解釈してしまう傾向があるツールです。これが対面ならば相手の反応を見て、言い換えたり、説明を追加することも出来ます。しかしメールは相手がどのような反応をしているか、どのような理解をしているかがわかりません。

情報が残る

1度送ったメールは取り戻すことができません。送った瞬間にコンセントを抜いても通常は間に合いません。
金額の間違ったメールや失礼ないメールを送ったとしても取り消せません。

受信者が削除しない限り、データとして残り続けます。後悔をしないためにも、内容を十分に確認することが大切です。

使わない(使えない)相手もいる

メールはすぐれたコミュニケーションツールですが、使えない相手もいます。

パソコンを持っていない、キーボードの入力が遅い、立ち上げるのが面倒くさい、など理由は様々ですが、このような相手にメールを送っても閲覧してもらうまでに1週間以上かかることもあります。また、メールが苦手な人から返事をもらったとしても、意図が理解できない可能性もあります。

メールを嫌う人もいる

メールというコミュニケーションツールを信用していない人もいます。なりすましの問題などもあり、メールを始めから疑っている人もいます。また、メールは軽いコミュニケーションツールで、コミュニケーションは対面でとるべきだという信念を持っている人もいます。謝罪は対面ですべきだと考えている人もいます。

コミュニケーションの善し悪しは相手が決めます。どのようなコミュニケーション手段を求めているのか、相手の気持ちになり考えましょう。

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