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メールと電話の使い分け

メ-ルはビジネスの主要なコミュニケーションに

仕事で周囲とコミュニケーションをとるとき、主にどの手段を使っていますか

メ-ルには相手の時間を拘束しないなどの利点があるため、今では電話よりも使われる機会が増えています。一般社団法人日本ビジネスメール協会の『ビジネスメール実態調査2018』によると、仕事上で周囲とコミュニケーションをとる手段では、仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メール」(96.50%)が最も多く、「電話」(90.02%)、「会う」(68.87%)と続きます。

「メール」「電話」「会う」の3つが仕事では主要なコミュニケーション手段だといえ、この並び順は2011年から変わりません。メールのコミュニケーションが、仕事の主たる役割を担っていることは疑いのない事実です。

また「会う」は2017年の74.07%から5.2ポイント減り、「LINE(LINE WORKSを含む)」は2017年の19.42%から4.03ポイント増えて23.45%に。「ChatWork」(8.50%)、「Skype(Skype for Businessを含む)」(8.09%)、「Slack」(2.26%)の登場など、コミュニケーション手段が多様化していることが分かります。

コミュニケーション手段はメールだけではない

これだけ便利なメールですが、これだけに頼ってしまっては失敗することもあります。
メールは、送ったら相手に伝えた伝わったつもりになってしまいますが、相手が読まない限り伝わりません。伝えると伝わるは異なるのです。

送ったのだから見ていない相手が悪いと責めてしまうことがありますが、それはやってはいけません。
相手の返事をこちらが見られていないだけかもしれません。何か他の事情も考慮すべきです。

今すぐ相手に読んでほしいときや時間が経っても返事がない場合は、電話などを使って確認をしたほうがよいでしょう。

電話を使うべきときもある

電話は、声の抑揚やスピード、相手の息遣いまではっきり聞こえます。
そこから伝わる感情も大きいでしょう。

心のこもっている謝罪なのかどうか。これはメールではなかなか伝わりません。
メールは文字だけの情報しかありません。そのため、感情や誠意を伝えにくいと言えます。

一方、電話には聴覚情報も加わります。

また、相手が理解できていないと感じたらすぐに確認することもできます。この即時性も電話のメリットです。
一方、メールは文字情報をまとめて伝えるコミュニケーションなので軌道修正がしにくい傾向があります。

だからこそ、その時々によって使い分ける必要があります。

場合によっては、メ-ルで済ますのではなくメールを送信後、電話で確認、補足するというのが確実です。

電話で打ち合わせをして、その内容について後からメ-ルで確認をする。
このようにリマインダーのような機能として使えるのもメールの利点です。

電話で伝えたことの忘備録として、電話+メールのまとめを活用してみてください。

 

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