メールの本文は型がポイント

ビジネスメール本文の型

ビジネスメールには「型」があります。

メールに時間をかけ過ぎている人、何から書いていいか悩んでいる人は、以下の基本的なメールの型を意識しておきましょう。

ビジネスメールに必要な項目と順番は「1.宛名」「2.挨拶」「3.名乗り」「4.要旨」「5.詳細」「6.結びの挨拶」「7.署名」です。

相手の会社名、部署名、役職名、名前を書きます。会社名は、「（株）」と略さずに、「株式会社」と書きましょう。敬称は「様」を使い、関係が深くなれば姓名だけにして「さん」と親しみのある呼び名にかえてもよいでしょう。

まずは、用件に入る前に、「挨拶」と「名乗り」から始めます。気持ちいい挨拶とともに、誰からのメールかわかるように「会社名」＋「名前」を書いて名乗ります。

相手にメールを送った目的、概要を的確に伝える内容を書きます。

要旨の詳しい情報を相手が理解しやすいように、具体的かつ簡潔な表現で書きましょう。

メールは、ビジネス上の文章です。最後の挨拶も忘れずに書きましょう。

自分の「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「ホームページURL」など、名刺と同等の情報を入れましょう。

以上の7項目を意識して書くと、抜けが無く、次に何を書くかが浮かんできます。まずは、このメールの型を意識して、コミュニケーションの手順を身につけましょう。