困ったときは電話の「流れ」を参考に

ビジネスメールは一読で理解出来るのがベスト

一読で理解出来るメール。それが読み手に好まれます。

一読で理解出来ないメールというのは、理解をするために何度も読み返します。ちょっと読んでまた上にスクロールをして確認。確認ができたら、下にスクロールをして読み進める。また、分からないことがあれば上にスクロールをして確認。これが何度も繰り返されます。

このようなメールは、全体を把握しにくく、理解が促進されません。上へのスクロールという動作は相手にストレスをかけるだけでなく、誤解を生み出すこともあります。中にはパソコンのモニターで読むことをあきらめ、印刷をする人がいるかもしれません。

一読で理解出来るメールを書くためには、宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名という型を徹底的に守るようにしてください。それによって、相手に伝わりやすいメールになるのです。しかも、「型」を守ることで迷うことなくスラスラ書けます。

メールを書くときには、一読で相手が理解できるかどうか。そこを意識してみてください。

困ったときは、電話の流れを参考に

ビジネスメールの書き方で困ったら「電話」の流れを参考にしてください。
電話で用件を伝える場合は、以下のような流れが一般的です。

（例）電話でアポイントを変更する

いつも大変お世話になっております。○○の××と申します。
本日は、来週の打ち合わせ時間についてご連絡をいたしました。

誠に急なお願いではございますが、急な出張が入ってしまったため、アポイントを1時間ほど前倒ししていただけませんでしょうか？お手数ですが、ご調整よろしくお願いいたします。

電話もメールも構成は同じ

この電話の流れを見て、気付くことはありませんか。
そうです。この流れは、まさにメールの流れと同じなのです。電話の場合は、相手が出たのを確認した上で話し始めます。そのため、冒頭の宛名（相手の名前を呼ぶ）という箇所は無いことが多いです。また、電話の最後には「署名」のようなものは入りません。ただ、その他のコンテンツはほぼ同じような構成になるのです。

電話での名乗り

「どこの誰か」が分かるように名乗ります。そして気持ちよく話を聞いてもらえるように挨拶をします。

電話でも名乗らずにいきなり話し始める人がいます。いきなり「今度の会議の件だけど、日程変更を・・・」といわれても、どこの誰か分かりません。話しているうちに誰だか気付くかもしれませんが、相手が不快になる可能性が非常に高いです。

名乗らずに話し始めると、横柄な印象になります。

自分のことを知っていて当然と思っている人が名乗らない傾向があるように思います。そのような癖がある方は注意しましょう。

電話での挨拶

挨拶をせずに「○○だけど、××の件どうなっている？」のようにいきなり用件だけ話し始める人がいます。近しい間柄なら許されるかもしれませんが、よほどのことが無い限り不快感が募ります。「○○です。お疲れ様です。××の件ですが～～」のように話す方が無難でしょう。

自分のことを偉いと思っている人は挨拶などの礼儀を欠いてしまうこともあるようです。しかし、相手への敬意があるならば、きちんと挨拶をするべきです。

本題の前の用件を伝える

電話の時も詳細から話し始める人がいますが、相手が理解しにくいでしょう。まず伝えるべきは、詳細ではなく概略（用件）です。「私は今から～～について話します」のように宣言をすると、相手もそこに焦点が当たるので聞きやすくなります。ラジオのチューニングのイメージです。そこに焦点が当たっているので、話の推測がし易く、理解が促進されます。

メールも同様です。「～～の件でご連絡いたしました」のように導入があると、そのことについて書かれていると分かるので、理解が促進されるのです。