ビジネスメールコミュニケーション講座(オンライン)

メールは社内と社外で文章を書き分ける

場面ごとに求められるメールのレベルは変わる

メールは熟読するものではありません。短い時間で瞬時に理解してもらうべきです。
そのためには、箇条書きなどを利用し明瞭簡潔に書きましょう。

また社内と社外では同じ書き方をする必要はありません。
社内では、社内ならではの書き方をすればいいのです。すでに、会社独自の文化が形成されているようでしたら、それに従う必要があるかもしれません。

簡略できるところは簡略に。丁寧な文章を取り入れるべきところなど、使い分けるようにすることが大切になります。

社内メ-ルの書き分け方

社内では、事務的な通達事項が中心となり、効率的に、箇条書きで書きます。
上司であっても、特に儀礼的な文章を作成する必要はありません。

文末 です・ます・である・だ・します
間に入れる言葉 つきましては~お願いします

社外メ-ルの書き分け方

明瞭簡潔な文章にすることに変わりありませんが、やはり、礼儀をわきまえ、敬語や尊敬語・謙譲語を使うことが基本です。また、「ご多忙中恐れ入りますが」といった、相手への配慮を忘れずに文章を作成します。

  • ございます・となっております・いたします
  • 大変恐縮ではございますが、
  • 宜しくお願い申し上げます
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この記事を書いたビジネスメール講師
平野友朗
一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事/株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役。メールを活用した営業手法には定評があり、ウェブマーケティングとメールを駆使して5,000社の顧客を開拓。メールの可能性に着目し、蓄積したメールでのコミュニケーション手法を集約したビジネスメール教育プログラムを開発。個人のメールスキル向上から組織のメールルール策定、メールの効率化による業務改善までを手掛ける。 インストラクターの育成にも注力。商工会議所、大学、上場企業などメール教育に力を入れる企業・団体へのコンサルティングや講演・研修回数は年間70回を超える。ビジネスメールをeラーニングや通信講座で学ぶ教材開発にも協力。

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