ファイルを圧縮する際の注意点

ファイルの圧縮をする場面

ファイルを送るときに圧縮して送ることが多いでしょう。圧縮を使うのは以下のようなパターンでしょう。

複数のファイルを送るため、一つのファイルにまとめたい
圧縮することでファイルサイズを小さくしたい
ファイルにパスワードをかけたい
利用しているシステムの都合で勝手に圧縮される

圧縮のメリット

圧縮するメリットは、以下の通りです。

圧縮することで、ファイル容量を元のデータより軽くすることができる

2MB以上のファイルサイズは圧縮して軽くすることを推奨しています。ただ、最近画像データなどは元から圧縮率が高いものもあり、圧縮ソフトを使ってもファイルサイズがあまりかわらないケースもあります。

3～4以上のファイルを1つに圧縮することで、ダウンロードする手間を軽減

メールソフトによっては、添付ファイルがある場合、一つ一つダウンロードしなくてはいけないものもあります。場合によっては、ダウンロード漏れも想定されます。そのため、一つのフォルダに入れて圧縮をします。その場合、圧縮はいるを一つダウンロードするだけですから、ダウンロード漏れのリスクを回避できます。

フォルダに入ったデータの構造を変えること無く送りたい

ウェブサイトのデータなど、フォルダ構成を変えたくないばあい、フォルダごと圧縮できるのは便利です。

パスワードをかけたい

Excelなどは、ファイルそのものにパスワードをかけることもできますが、使用する度にパスワードを要求されるのはストレスのものです。そのため、フォルダに入れて圧縮し、解凍時にもパスワードを要求する方法もあります。

圧縮で配慮するべき点

2MB以内であれば、そのまま送っても良いでしょう。しかし、それを超えるファイルサイズの場合は、相手にどのように送ったら良いかを確認してもよいでしょう。（ファイル転送サービスを活用しよもあわせてご参照ください）

また、情報漏洩を防ぐため圧縮時にパスワードをかける。パスワードは別のメールで送るなどの配慮も必要です。

圧縮ファイルの形式

ZIP形式	ZIP形式が最も一般的です。国内だけでなく、海外で一般的に使われているものです。ファイルの解凍には、専用のソフトが必要です。
LZH形式	日本国内で一般的に使われていましたが、開発が中止になりました。 ※開発者が使用しないよう注意喚起
.exe形式	これは使ってはいけません。 .exe形式は実行ファイルと呼ばれるもので、これを悪用したスパムメールが流行りました。クリックをすると、自動的にスパムメールを送る。もしくは、パソコン自体がウイルスに感染するなるの現象がありました。その防止策として、多くのメールソフトが添付できないような仕様になっています。

この記事を書いたビジネスメール講師

一般社団法人日本ビジネスメール協会・認定講師

一般社団法人日本ビジネスメール協会は、ビジネスメール教育専門の団体です。ビジネスメールを中心としたコミュニケーションや業務推進における、さまざまな課題に取り組み、講演や研修、コンサルティングなどを通じてビジネスメール教育を提供しています。ビジネスメールの教育に特化した豊富な実績と経験を活かし、官公庁や企業、団体、学校などに対して最適なサービスを提供。独自に開発したビジネスメールの専門プログラムと、ビジネスメールを使った実務および講演の経験豊富な講師陣を有し、多様なニーズに柔軟に対応します。