ファイルを圧縮する際の注意点

ファイルの圧縮をする場面

ファイルを送るときに圧縮して送ることが多いでしょう。圧縮を使うのは以下のようなパターンでしょう。

複数のファイルを送るため、一つのファイルにまとめたい
圧縮することでファイルサイズを小さくしたい
ファイルにパスワードをかけたい
利用しているシステムの都合で勝手に圧縮される

圧縮のメリット

圧縮するメリットは、以下の通りです。

圧縮することで、ファイル容量を元のデータより軽くすることができる

2MB以上のファイルサイズは圧縮して軽くすることを推奨しています。ただ、最近画像データなどは元から圧縮率が高いものもあり、圧縮ソフトを使ってもファイルサイズがあまりかわらないケースもあります。

3～4以上のファイルを1つに圧縮することで、ダウンロードする手間を軽減

メールソフトによっては、添付ファイルがある場合、一つ一つダウンロードしなくてはいけないものもあります。場合によっては、ダウンロード漏れも想定されます。そのため、一つのフォルダに入れて圧縮をします。その場合、圧縮はいるを一つダウンロードするだけですから、ダウンロード漏れのリスクを回避できます。

フォルダに入ったデータの構造を変えること無く送りたい

ウェブサイトのデータなど、フォルダ構成を変えたくないばあい、フォルダごと圧縮できるのは便利です。

パスワードをかけたい

Excelなどは、ファイルそのものにパスワードをかけることもできますが、使用する度にパスワードを要求されるのはストレスのものです。そのため、フォルダに入れて圧縮し、解凍時にもパスワードを要求する方法もあります。

圧縮で配慮するべき点

2MB以内であれば、そのまま送っても良いでしょう。しかし、それを超えるファイルサイズの場合は、相手にどのように送ったら良いかを確認してもよいでしょう。（ファイル転送サービスを活用しよもあわせてご参照ください）

また、情報漏洩を防ぐため圧縮時にパスワードをかける。パスワードは別のメールで送るなどの配慮も必要です。

圧縮ファイルの形式

ZIP形式	ZIP形式が最も一般的です。国内だけでなく、海外で一般的に使われているものです。ファイルの解凍には、専用のソフトが必要です。
LZH形式	日本国内で一般的に使われていましたが、開発が中止になりました。 ※開発者が使用しないよう注意喚起
.exe形式	これは使ってはいけません。 .exe形式は実行ファイルと呼ばれるもので、これを悪用したスパムメールが流行りました。クリックをすると、自動的にスパムメールを送る。もしくは、パソコン自体がウイルスに感染するなるの現象がありました。その防止策として、多くのメールソフトが添付できないような仕様になっています。

この記事を書いたビジネスメール講師

平野友朗

一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事／株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役。メールを活用した営業手法には定評があり、ウェブマーケティングとメールを駆使して5,000社の顧客を開拓。メールの可能性に着目し、蓄積したメールでのコミュニケーション手法を集約したビジネスメール教育プログラムを開発。個人のメールスキル向上から組織のメールルール策定、メールの効率化による業務改善までを手掛ける。インストラクターの育成にも注力。商工会議所、大学、上場企業などメール教育に力を入れる企業・団体へのコンサルティングや講演・研修回数は年間70回を超える。ビジネスメールをeラーニングや通信講座で学ぶ教材開発にも協力。