ビジネスメールコミュニケーション講座head

送信ボタンを押す前にひと呼吸

メールはボタンひとつで瞬時に送ることができます。

送ったら取り消せません。メールを送る前に、必ずチェックしましょう。

メールの送信ボタンを押す前にチェックすべき13のポイント

  • 宛先は正しいですか?
  • メールアドレスを間違えてしまったら、即誤送信です。これまで築いた信頼関係が一気に崩れるでしょう。お詫びもしなくてはいけませんし、事態の収拾に時間がかかります。まずは宛先をチェックしましょう。

  • TO、CC、BCCは正しく使えていますか?
  • 宛先を間違えると情報漏洩につながります。また、別の人に送ってしまうと本来の送り先には情報が届きません。そのようなトラブルを回避するためにも、宛先のアドレスをチェックしましょう。

  • 件名は、内容を表す具体的なものになっていますか?
  • 具体的に書かないと後回しにされる可能性があります。

  • 宛名は、正しいですか?
  • 宛名が間違っていると「自分宛ではない」と思われたり、不快な気持ちになるので読んでもらえない可能性があります。

  • 相手の名前の漢字を間違えていませんか?
  • 菊池さん、渡辺さんなどは特に注意が必要です。

  • 相手の名前に敬称を付け忘れていませんか?
  • 「様」「さん」などがないと呼び捨てをしているのと同じです。

  • 挨拶は、きちんとついていますか?
  • 挨拶が無く用件に入ると雑な印象を与えます。

  • 自分がどこの誰であるか分かるよう、きちんと名乗りをつけていますか?
  • 誰からのメールかすぐには分からずストレスにつながります。

  • 伝えたい内容が全て書かれていますか?
  • 情報は過不足無く。相手から質問が来ないように情報を盛り込みましょう。

  • 正しく伝わる表現になっていますか?
  • メールは受信者が自分の思惑を踏まえて読んでしまいます。正しく、正確に伝わるような表現にしましょう。

  • 誤字や脱字はありませんか?
  • しっかり推敲して誤字や脱字をなくしましょう。

  • 結びの挨拶は忘れていませんか?
  • 締めの挨拶が無いと雑な印象を与えます。

  • 署名はきちんとついていますか?
  • 署名には名刺と同程度の情報を入れましょう。

 

メールは、残るものです。誤送信や転送などで他の人の目に触れる可能性もあります。取り返しのつかないトラブルを招かないよう、しっかり見直します。

最低限のチェックポイントを意識して、一呼吸置いてからメールを送信しましょう。

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