ビジネスメールコミュニケーション講座(オンライン)

転送すべきものを返信してしまったときの対処法

メールは、ボタン一つで返信(全員に返信)、転送が出来ます。その手軽さゆえ、仕事でこれだけ活用されているわけです。しかし、このボタン一つの操作が、誤送信を生むことがあります。

たとえば、お客さまからクレームメールが届いたとしましょう。そして、社内の担当に指示をするときに「転送」を押したつもりで「返信」を押していたとします。その際「この人は面倒な人だから慎重に対応するように」「とりあえず、適当でいいよ」などと「返信」してしまっていたらどうでしょう。お客さまが激怒するのは当然です。

メールの発言は残ります。しかもこのインターネットの時代ですから、SNSなどに投稿されてしまうかも知れません。転送、返信の使い分けには十分注意が必要です。

なぜこのような単純なミスが起こるのでしょう。考えられることは、いくつかあります。

ケース1:ボタンの押し間違い

返信ボタンを押そうと思って転送ボタンを押してしまった。転送ボタンを押そうとして返信ボタンを押してしまった。このような、押し間違いの可能性があります。返信、送信のボタンは、それぞれ違い場所にあります。そのため、単純な押し間違いが発生する可能性もあります。

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▲Gmail(Google Apps)のメール画面

ケース2:思考の分断

送信者に返信しようと思って考えていたところ、社内に転送しなくてはいけないと考え、転送用の文章を書き始めてしまった。その際、宛先が返信のままになっていたが、気付かずにそのまま送ってしまったということも考えられます。

いずれにせよ、送信ボタンを押す前に宛先が正しいかを確認する必要があります。

誤送信対策のヒント

転送ボタンを押すだけで簡単に転送ができてしまいます。そういった安易な転送を止め、本文にひと言ふた言書くようにしてください。少し時間を取るだけで、間違って返信ボタンを押してしまっていることに気付く可能性が高まります。

この記事を書いたビジネスメール講師
平野友朗
一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事/株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役。メールを活用した営業手法には定評があり、ウェブマーケティングとメールを駆使して5,000社の顧客を開拓。メールの可能性に着目し、蓄積したメールでのコミュニケーション手法を集約したビジネスメール教育プログラムを開発。個人のメールスキル向上から組織のメールルール策定、メールの効率化による業務改善までを手掛ける。 インストラクターの育成にも注力。商工会議所、大学、上場企業などメール教育に力を入れる企業・団体へのコンサルティングや講演・研修回数は年間70回を超える。ビジネスメールをeラーニングや通信講座で学ぶ教材開発にも協力。

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