ビジネスメールは単語登録でスピードアップ

ビジネスメールでは、「いつも大変お世話になっております」「今後ともよろしくお願いいたします」といった語句が、必ずといっていいほど登場します。

この2つの文を入力するのに、慣れている人でも、10秒以上の時間がかかることでしょう。1日に10通のメールを書くとしたら、合計で100秒。
365日で36,500秒。1年で10時間以上になります。
定型的な語句を入力するために、無意識のうちに実に膨大な時間費やしていることがわかります。

この時間を短縮し、もっと他のことに使えるとしたら、業務効率はかなり改善するのではないでしょうか。

メールの得意な人は、定型的な文章を入力する時間を短縮するために、よく使う語句を日本語入力ソフトに登録しています。1度登録してしまえば、あとは頭の何文字かを入力するだけで残りの文章が自動的に表示されます。

登録後も、登録内容の編集や削除ができますので、使い勝手を見ながらカスタマイズしていくと良いでしょう。

単語の登録によるメリットは、時間の短縮だけではありません。忙しいからといって、言葉がぞんざいになってしまったり、挨拶やお礼を省いてしまったりすることがなくなります。どんな時も、常に一定のクオリティのメールを送ることができます。

メールできちんとした人間関係を築くためには、挨拶やお礼の言葉を欠かすことはできません。

基本的に、ビジネスのメールでは感情を表現する機会がほとんどありませんから、挨拶やお礼は”こころ”を込めることができる唯一のチャンスといっても過言ではありません。

メールは誤解の生まれやすいツールです。
だから常に、伝え方や伝わり方を考えなくてはいけません。

たった１行で用件は伝わりますが、冷淡な印象を持たれてしまうかもしれません。「ありがとうございます」という一言を書き加えるだけ、でメールの印象はやわらかく、温かなものになります。

効率化も大切ですが、”こころ”を込める工夫だけは置き去りにしたくないですね。

単語登録の例

登録する単語に、＠をつけると便利です。＠は文章入力時に、使うことがほぼありません。そのため、誤変換等で呼び出される可能性が低いのです。
＠をつけた時だけ、単語登録のリストがでてくるので操作がより向上します。