就活で使うメールアドレスはパソコンでの使用を前提に作りましょう

就職活動を始める際には、プライベートで使用しているアドレスとは別のアドレスを準備しておくと便利です。Gmailのようなフリーメールでもいいですし、大学から発行されているアドレスがあればそれでも構いません。いずれにしても、スマートフォンではなくパソコンでの使用を前提としたアドレスを取得しておくことがおすすめです。

多くの社会人は、仕事用のアドレスとプライベートのアドレスを分けています。サラリーマンであれば、単に「勤務先からアドレスが与えられるから」ということもありますが、起業家やフリーランスの場合でも、仕事用とプライベートのアドレスは分けていることが大半。両者の間に線を引く意味合いもありますが、何より管理しやすいことが大きな要因です。

就活サイトへ登録していると、日々、多くのメールが届きます。複数のサイトへ登録しているともなればなおさら。就職活動を進める中で、志望する企業からの連絡など、大切なメールを見落としてしまうようなことだけは避けたいですよね。就職活動とは関係のないプライベートな情報も混在してしまっては、見落とすリスクは高まるばかり。必要な情報だけを一か所に集約することで、管理しやすい環境を整えることができます。

メールの機能面にも注意が必要です。就職活動中は、企業からのメールに資料や書類が添付されていたり、こちらから応募書類を送ったりする機会もあります。各携帯電話事業者から提供されるキャリアメールでは送受信できるデータ容量の上限が小さいこともあり、思うように書類の受け渡しができないといった事態が発生してしまうかもしれません。

就職活動でビジネスメールのスキルを磨く

何より忘れてほしくないのは、就職活動は、社会人生活へ向けた第一歩だということです。内定を受けることがゴールに見えるかもしれませんが、それは同時に、新たなステージの幕開けを意味します。社会人になれば、就職活動中よりもメールでコミュニケーションを取る機会が増えるかもしれないことは、十分に予想できますよね。

2024年6月に一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表した「ビジネスメール実態調査2024」によると、メールの送受信に使用している主な機器として99.27％の人がパソコンと回答しています。仕事上のメールのやりとりは、スマートフォンよりもパソコンを使用するケースが主流。それを思えば、就職活動中からパソコンでのメールのやりとりに慣れておくことが効果的といえます。

メールを書く際、スマートフォンでフリック入力をした方が早いという人もいるでしょう。確かに、就職活動中という限られた期間でみれば、その方が効率的かもしれません。しかし、入社後の自分がパソコンでメールのやりとりをする姿を想像するならば、早い段階からキーボードを使用してメールを書くことに慣れておきたいもの。結果、それが将来の効率的な業務の進行や、自身のイメージをアップさせることにもつながるのです。

一通のメールを書くのに5分でできる人と10分かかる人がいたとして、成果が変わらないならば、5分で書ける方がいいですよね。また、企業に所属すれば、上司や先輩の前でパソコンを使用するのはもちろん、職種によっては、お客さまの目の前で入力する機会が訪れることもあります。キーボードでの入力がおぼつかなければ、頼りない印象にさえ映ってしまうかもしれません。メールを書くのは、社会人として一生もののスキル。就職活動中は、ビジネスメールのスキルを磨く絶好の期間と考え、ぜひ、取り組んでみてください。

就活で使うメールアドレスは名前を基本にシンプルに

では、実際にGmailなどのフリーメールでアドレスを作成する場合のポイントを押さえておきましょう。

就職活動においては、メールアドレス一つで印象が良くも悪くも変わることがあります。好きなスポーツチームやアーティストなど趣味に由来するアドレスは、プライベート感が強く、印象を下げる可能性があるので避けるべき。

就職活動で使用するアドレスは、自身の名前をベースに作成するのが基本です。ただし、フリーメールでは、名前に関するアドレスはすでに取得されていて利用できないケースも少なくありません。その場合は、学籍番号などの数字を組み合わせてアレンジするのが無難。自身の名前が利用できないからといって、ニックネームなどで設定することも避けましょう。

送信者名の設定で第一印象もアップ

メールアドレスを取得したら、併せて実施しておきたいのが送信者名の設定です。送信者名とは、自分がメールを送ったときに相手の受信トレイに表示される名前のこと。適切な送信者名を設定することが、就職活動でメールを使う上での信頼獲得につながるのです。

就職活動中は、企業の採用担当者と直接やりとりをすることになります。その際、面識のない相手であることがほとんどのはず。メールの送信者に心当たりがなければ、相手にも少なからず警戒心が生まれます。「誰だろう？」と考えながら開封するメールよりは、開く前に誰なのかが分かるメールの方が好印象につながりますよね。

次の三つの表示名を比較してみてください。就職活動中の学生からのメールだと一目で判断できるのはどれでしょうか。

言うまでもなく（3）の表示名ですよね。送信者名は、メールソフトのアカウント設定で自由に編集ができます。自身のフルネームと大学名が表示されるよう設定しておけば、面識のない相手であっても安心してメールを開くことができるはず。この機能を活用しない手はありません。

企業の担当者は、複数の学生からのメールを受信しています。さらに、学生に限らず社内のスタッフや取引先など多くの方とやりとりをしていることでしょう。誰からのメールなのかが一目で分かることが、相手への配慮につながり、円滑なコミュニケーションも期待できるのです。

使用するメールアドレスや活用法によって、自身の印象は左右されるもの。就職活動におけるメールのポイントを押さえ、社会人生活に向けた第一歩を踏み出しましょう。

就活メールは双方向のコミュニケーションツール

企業の担当者から個別にメールで連絡を受けた場合は、必ず返信をしましょう。当たり前のことと感じるかもしれませんが、できていない学生がいるのも事実。

例えば、企業側から会社説明会や面接の日程について連絡を受けた際、そのメールに返信することなく、当日、会場に姿を見せる学生も珍しくはありません。

指定された日時、約束の日時に相手のもとを訪れたからといって、十分な信頼関係を築くことはできるでしょうか。

メールは、双方向のコミュニケーションツールです。大学のキャンパスにある掲示板のように、一方向の情報伝達手段ではないことを理解しておく必要があります。

メールを使用したコミュニケーションは、自分と相手との互いの意思が伝わりあってこそ成立するもの。企業側から会社説明会や面接の日程について連絡があったならば、訪問する意思が相手に伝わって初めて、コミュニケーションは成立したといえるのです。

当たり前のことができなければ、次のステップへと進むチャンスは遠のくばかり。「名前を呼ばれたら返事をする」のと同じように「メールを受信したら返信する」を習慣化させましょう。

就活メールは会話よりも具体的に伝えましょう

企業側からの連絡に了承した旨だけを伝えたい。これだけでもメールの書き方に悩むという声を聞きます。次回の面接日程が確定したという連絡に対して、次のような返信だけで十分なのかが不安だというのです。

相手に伝えたいのは、面接の日程を理解したことと感謝の気持ち。もし、対面でのやりとりであれば、これだけでも会話として成立するかもしれませんね。

しかし、メールでは淡泊な印象に見えてしまうことも事実。とかく対面による会話では、主語など言葉の一部が省略される傾向が見られます。互いに意思の疎通が図れていることを、相手の反応や表情からうかがうことができるからなのかもしれません。

しかし、メールはその場では相手の反応が分からないツール。言葉を省略せずに、具体的に伝えることがポイントです。

上記の例文は、連絡をいただいたことへのお礼を述べています。その他、面接の日程を調整してくれたことへの感謝を伝えるのもよいでしょう。とにかく、感謝の対象を具体的に書くことが大切です。

面接の日時を具体的に復唱すれば、互いの認識が一致していることの裏付けにもなります。当日の持ち物など付随した情報も伝えられたとしたら、漏れなく触れることが相手の安心にもつながることでしょう。

相手に適したタイミングと時間帯を

メールの返信は早いに越したことはありません。とはいえ、複数の企業にアプローチしたり、大学の授業に出席したりしていると、一日中メールをチェックするのは難しいですよね。

こうした目安を耳にしたことがあるかもしれません。就職活動中の心得のように書かれていることも多いですが、その解釈については注意が必要です。ここでいう24時間以内は、あくまでもリミット。それ以上に意識しておきたい目安が存在します。それは、当日中、もしくは翌朝までには返信をするということです。

企業の採用担当者であれば、仕事で日常的にメールを使用していることが想像できます。日常的にメールを使用している人であれば、出社時や退勤前のタイミングでメールを確認する可能性が高いでしょう。そこで学生からの返信が確認できれば、きっと安心へとつながるはずです。

前日に連絡したメールに対して、翌朝になっても反応が得られなかったとしたら「メールは読んでもらえただろうか」と不安を覚えても不思議ではありません。

相手に不安を与えないためにも効果的なのが、当日中、または翌朝までの返信なのです。

ただし、返信する時間帯にも注意は必要です。テレワークの普及によって、自宅でもメールを確認できる人は少なくありません。

夜遅い時間の返信は相手のプライベートな時間に踏み入ることにもなりかねず、不快感をもたらすこともあります。深夜の時間帯ともなれば、不規則な生活をしている学生だとマイナスの印象を与えてしまうかもしれません。

メールソフトには、予約送信の機能を持つものもあります。そうした機能も上手に活用しながら、相手の就業時間を目安に返信することも心がけましょう。

学生生活の中で、メールをチェックする機会はそれほどないと思います。友人や家族との連絡も、LINEなどのSNSを活用するケースが多いはず。

ただし、就職活動をする中でメールの存在は軽視できません。

手始めに、朝と夕方の一日2回はメールを確認する習慣を身に付けてはいかがでしょうか。それだけでも当日中、遅くても翌朝までの返信は実現できるのです。

ライバルに遅れを取らないためにも、受け取ったメールには必ず返信しましょう。面接の日程調整ともなれば、複数の学生に候補日程が提示されているとも考えられます。

自身の希望した日時に他の学生の先約が入ってしまえば、再度、日程の調整を行う必要が生じ、同じ用件で何度もやりとりが繰り返されることに。

早いメールの返信は、それだけ自身の希望と結びつく可能性を高めてくれるメリットもあります。

なにより、企業の担当者に「コミュニケーションが円滑に進む人」という印象を持ってもらえるかもしれませんよね。返信一つで相手に与える印象は変わるのです。