就活メール返信の基本！返信一つで印象が変わる

就職活動を進める中で、企業からメールで連絡を受ける機会もあります。面接対策をしっかりと行っている学生でも、メールの返信には悩むことが多いようです。

本記事では、就職活動を進めていく上で欠かせない「メールの返信」に関する疑問を解消します。

就活メールは双方向のコミュニケーションツール

企業の担当者から個別にメールで連絡を受けた場合は、必ず返信をしましょう。当たり前のことと感じるかもしれませんが、できていない学生がいるのも事実。

例えば、企業側から会社説明会や面接の日程について連絡を受けた際、そのメールに返信することなく、当日、会場に姿を見せる学生も珍しくはありません。

指定された日時、約束の日時に相手のもとを訪れたからといって、十分な信頼関係を築くことはできるでしょうか。

メールは、双方向のコミュニケーションツールです。大学のキャンパスにある掲示板のように、一方向の情報伝達手段ではないことを理解しておく必要があります。

メールを使用したコミュニケーションは、自分と相手との互いの意思が伝わりあってこそ成立するもの。企業側から会社説明会や面接の日程について連絡があったならば、訪問する意思が相手に伝わって初めて、コミュニケーションは成立したといえるのです。

当たり前のことができなければ、次のステップへと進むチャンスは遠のくばかり。「名前を呼ばれたら返事をする」のと同じように「メールを受信したら返信する」を習慣化させましょう。

就活メールは会話よりも具体的に伝えましょう

企業側からの連絡に了承した旨だけを伝えたい。これだけでもメールの書き方に悩むという声を聞きます。次回の面接日程が確定したという連絡に対して、次のような返信だけで十分なのかが不安だというのです。

相手に伝えたいのは、面接の日程を理解したことと感謝の気持ち。もし、対面でのやりとりであれば、これだけでも会話として成立するかもしれませんね。

しかし、メールでは淡泊な印象に見えてしまうことも事実。とかく対面による会話では、主語など言葉の一部が省略される傾向が見られます。互いに意思の疎通が図れていることを、相手の反応や表情からうかがうことができるからなのかもしれません。

しかし、メールはその場では相手の反応が分からないツール。言葉を省略せずに、具体的に伝えることがポイントです。

上記の例文は、連絡をいただいたことへのお礼を述べています。その他、面接の日程を調整してくれたことへの感謝を伝えるのもよいでしょう。とにかく、感謝の対象を具体的に書くことが大切です。面接の日時を具体的に復唱すれば、互いの認識が一致していることの裏付けにもなります。当日の持ち物など付随した情報も伝えられたとしたら、漏れなく触れることが相手の安心にもつながることでしょう。

相手に適したタイミングと時間帯を

メールの返信は早いに越したことはありません。とはいえ、複数の企業にアプローチしたり、大学の授業に出席したりしていると、一日中メールをチェックするのは難しいですよね。

「メールの返信は24時間以内に」

こうした目安を耳にしたことがあるかもしれません。就職活動中の心得のように書かれていることも多いですが、その解釈については注意が必要です。ここでいう24時間以内は、あくまでもリミット。それ以上に意識しておきたい目安が存在します。それは、当日中、もしくは翌朝までには返信をするということです。

企業の採用担当者であれば、仕事で日常的にメールを使用していることが想像できます。日常的にメールを使用している人であれば、出社時や退勤前のタイミングでメールを確認する可能性が高いでしょう。そこで学生からの返信が確認できれば、きっと安心へとつながるはずです。

前日に連絡したメールに対して、翌朝になっても反応が得られなかったとしたら「メールは読んでもらえただろうか」と不安を覚えても不思議ではありません。

相手に不安を与えないためにも効果的なのが、当日中、または翌朝までの返信なのです。

ただし、返信する時間帯にも注意は必要です。テレワークの普及によって、自宅でもメールを確認できる人は少なくありません。

夜遅い時間の返信は相手のプライベートな時間に踏み入ることにもなりかねず、不快感をもたらすこともあります。深夜の時間帯ともなれば、不規則な生活をしている学生だとマイナスの印象を与えてしまうかもしれません。

メールソフトには、予約送信の機能を持つものもあります。そうした機能も上手に活用しながら、相手の就業時間を目安に返信することも心がけましょう。

学生生活の中で、メールをチェックする機会はそれほどないと思います。友人や家族との連絡も、LINEなどのSNSを活用するケースが多いはず。

ただし、就職活動をする中でメールの存在は軽視できません。手始めに、朝と夕方の一日2回はメールを確認する習慣を身に付けてはいかがでしょうか。それだけでも当日中、遅くても翌朝までの返信は実現できるのです。

ライバルに遅れを取らないためにも、受け取ったメールには必ず返信しましょう。面接の日程調整ともなれば、複数の学生に候補日程が提示されているとも考えられます。自身の希望した日時に他の学生の先約が入ってしまえば、再度、日程の調整を行う必要が生じ、同じ用件で何度もやりとりが繰り返されることに。

早いメールの返信は、それだけ自身の希望と結びつく可能性を高めてくれるメリットもあります。なにより、企業の担当者に「コミュニケーションが円滑に進む人」という印象を持ってもらえるかもしれませんよね。返信一つで相手に与える印象は変わるのです。