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転送すべきものを返信してしまった

メールは、ボタン一つで返信(全員に返信)、転送が出来ます。その手軽さゆえ、仕事でこれだけ活用されているわけです。しかし、このボタン一つの操作が、誤送信を生むことがあります。

たとえば、お客さまからクレームメールが届いたとしましょう。そして、社内の担当に指示をするときに「転送」を押したつもりで「返信」を押していたとします。その際「この人は面倒な人だから慎重に対応するように」「とりあえず、適当でいいよ」などと「返信」してしまっていたらどうでしょう。お客さまが激怒するのは当然です。

メールの発言は残ります。しかもこのインターネットの時代ですから、SNSなどに投稿されてしまうかも知れません。転送、返信の使い分けには十分注意が必要です。

なぜこのような単純なミスが起こるのでしょう。考えられることは、いくつかあります。

ケース1:ボタンの押し間違い

返信ボタンを押そうと思って転送ボタンを押してしまった。転送ボタンを押そうとして返信ボタンを押してしまった。このような、押し間違いの可能性があります。返信、送信のボタンは、それぞれ違い場所にあります。そのため、単純な押し間違いが発生する可能性もあります。

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▲Gmail(Google Apps)のメール画面

ケース2:思考の分断

送信者に返信しようと思って考えていたところ、社内に転送しなくてはいけないと考え、転送用の文章を書き始めてしまった。その際、宛先が返信のままになっていたが、気付かずにそのまま送ってしまったということも考えられます。

いずれにせよ、送信ボタンを押す前に宛先が正しいかを確認する必要があります。

誤送信対策のヒント

ボタン一つで転送ができてしまいます。そういった安易な転送を止め、本文にひと言ふた言書くようにしてください。少し時間を取るだけで、間違って返信ボタンを押してしまっていることに気が付くこともあります。

 

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著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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