ビジネスメール「名乗り」の書き方

メールでは、用件を伝える前に挨拶と名乗りを書きます。電話をかけるとき「お世話になっております。日本ビジネスメール協会の山田です」と必ず挨拶をして、名乗ってから話し始めます。電話をかけて、名乗らず、挨拶もせずに、いきなり用件を話し始めたりはしないはずです。それとメールも似ています。

挨拶と名乗りはどちらが先？

通常、挨拶と名乗りはセットで使います。挨拶と名乗りのどちらが先でも構いません。

この2つを読み比べていただいても、違和感はないでしょう。

署名をつけていても名乗りは必要

メールの文末に署名をつけていたとしても、メールの冒頭で名乗ります。メールを上から下に向かって読み進める際、名乗りがなくて「誰からのメールだろう」と不審に思いながら読み進めるよりは、冒頭に名乗りがあって「山田さんからのメールだ」と送り手を認知してから読むほうがストレスもありません。

署名を探して一番下までいき「山田さんからだ」と確認して上に戻って読み直すのも手間がかかります。

もちろん、短時間にメールのやりとりが繰り返されるときや、差出人（送信者名）を見て送り手の存在が確実に認知されていることが分かるとき、毎回名乗るとかえって円滑なコミュニケーションを妨げるときなどは、名乗りを省略することがあります。相手と状況に応じた判断が必要です。

名乗りでは、メールの送り手である自分が、どこの誰であるかを、受け手が一目で理解できるよう具体的に書きます。所属名や肩書、そして名前を書くのが一般的です。

相手と状況に応じて、認知してもらいたい情報を名乗りでしっかり伝えます。メールをスムーズに読み進んでもらうためにも、冒頭でしっかり名乗っておくことが大切です。