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添付書類を送るときは

添付ファイルの送信はなくてはならない存在に

  • データを持参したり、宅急便で送ったりする手間やコストがかからない
  • ファクスに比べて、データを確実な状態でチェックすることができる
  • 受け取ったデータを修正、加工することができる

これらの理由から、添付ファイルの送信はビジネスでは欠かせない機能となっています。

以前はバイク便を走らせCDに焼いたデータを届けることもありました。しかし今ではメール1本で送れます。送れるファイルサイズも格段に上がり、ますます利便性が高まっています。
しかし、技術的に添付ファイルを送れても、その際のマナーを守ることはできているでしょうか? いま一度、おさらいのつもりで確認してみましょう。

相手が不要か分からないファイルは、送る前に許可を取ろう

名刺交換をしただけの相手から、いきなり大容量の添付書類付きのメールが送られてきたら相手はどう感じるでしょう。唐突の出来事に驚いたり、不愉快な気分になるかもしれません。

相手が必要としていないのに、いきなりたくさんのファイルを送りつけるのはルール違反です。添付書類を送りたいときには、「企画のご案内のために料金表とご提案書をお送りしたいのですが、興味はございますか?」「資料をお送りしてもよろしいでしょうか?」といったメールを事前に送り、相手の意向を確認しましょう。このステップを踏むことによって、関心のある人にだけアプローチをすることができます。
少なからず添付ファイルを嫌う人がいるので、自社のサーバーに書類をアップしてダウンロード用のリンクを示しても良いでしょう。

インターネット接続環境を確認しよう

高速なインターネット接続サービスが当たり前になりましたが、それでも、すべてのユーザーが光や4Gなどの高速回線を利用しているわけではありません。高速回線に慣れてしまうと忘れてしまいがちなことですが、それ以外の回線で大容量のデータを受信するという作業は、受け取る人に大きなストレスがかかるものです。

受信できる上限サイズを事前に確認

プロバイダによっては、メールサーバー(メールを保管しておくポストのような場所)の使用量に制限があります。 ファイルサーバーの容量は1GBあるけれども、1回で受け取れる容量は5MBなどの制限がかかっているケースもあります。ちなみにGmailは25MBまで添付が可能です。

大容量のデータを送る際には、相手が受信できる容量を確認しておくのも良いでしょうそ。確認せずに送った場合、れでおしまいにしてしまうのではなく、エラーで戻ってきていないかどうかを気に留めておくようにしましょう。

アプリケーションを確認しよう

インターネットの通信環境と同じように、パソコンやアプリケーションの環境も人それぞれです。 添付書類を送る際には、作成に利用したソフトが分かるようにファイル名に加えて拡張子まで書いた方が親切です。

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こうした情報を書いておくと、相手がデータを開けなかった場合の対処がし易くなります。
環境にマッチしなくても、データ形式を別のものに変換したり、他の手段を選ぶことができます。

ウィルスに感染していないか確認しよう

あなたの送ったメールがウイルスに感染していたとしたら大変な事態です。ウイルスは駆除できても、あなたの信頼は回復できません。このような悲劇を避けるためには、パソコンのセキュリティをしっかり管理することが必要です。ウイルスバスターなどのウイルス対策ソフトを入れ、常にバージョンアップをすることが重要です。自分が使用しているパソコンの環境は、各自が責任を持ってチェックするようにしましょう。

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