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ビジネスメール基本の型

ビジネスメールには「型」があります。

メールの本文がスラスラ書ける7つのポイント、宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名という型を身につけると誰が読んでも分かりやすく、丁寧なメールになります。

この型の一つでも抜けるだけで、雑なメールだと思われることもあります。

宛名

三角形

三角形

三角形

三角形

三角形

 

宛名

まず、1行目に宛名を書きます

宛名の例

株式会社アイ・コミュニケーション
代表取締役
平野友朗様

相手が企業に属している場合は、会社名と部署名を書いてから、お名前を書きます。敬称の「様」を忘れずにつけましょう。相手の会社名は、(株)(有)などと略しません。お名前は、フルネームのほうが丁寧な印象を与えます。
「株式会社アイ・コミュニケーション御中 平野友朗様」のように、「御中」と「様」は一緒にはつけません。ドキっとしている人がいるかもしれませんね。
コミュニケーションが円滑になってくると、「平野友朗様」「平野様」のように、会社名を書かず名前だけにすることもできます。

もっと距離が近くなってくると、「○○さん」のように「さん」付けで呼ぶこともあります。同様に「さま」を使う事もあります。しかし、「さん」「さま」は馴れ馴れしいと感じる人がいるのも事実です。

挨拶・名乗り

挨拶

ビジネスで最も一般的な挨拶は、外部に送る場合は「お世話になっております」です。さらに丁寧に「いつも大変お世話になっております」としても良いでしょう。社内の場合は、「お疲れ様です」が一般的です。

他には、次のようなものがあります。

挨拶の例

ご無沙汰しております。

先日は、ありがとうございました。

早速のご連絡ありがとうございます。

挨拶があるか、ないかでメールの印象が大きく変わります。メールの印象は、そのままメール送信者への印象へと繋がっていきます。どんなに忙しくても、礼儀正しく丁寧に挨拶をしましょう。

名乗り

あなたも企業に所属しているのであれば、宛先と同じように、会社の正式名称と所属部署を。その次に名前を書きます初めてメールを送る場合には「~をしております、○○と申します」というように、簡単な自己紹介を付け加えるといいでしょう。名乗らずに書き進めてしまうと、相手が今までのやりとりや背景を把握できない場合があります。
メールをスムーズに読み進んでもらうためにも、きちんと最初に名乗っておくことが大切です。署名があるから名乗りは不要と考える人もいますが、相手がどのような環境で見ているのか分かりません。相手がiPhoneをはじめとするスマートフォンで見ている場合、送信者名がパソコンのように表示されないこともあります。その場合、冒頭に名乗りがないと、どこの誰からのメールか分からないため、メール本文を下までスクロールして署名を確認してから読むことにもなるでしょう。相手に手間をかけさせないためにも、冒頭に名乗りは必須です。

要旨

挨拶をしたら、いよいよ本題に入ります。まずはメールの主旨を簡潔に説明しましょう。何のためにメールを送ったのか、用件を冒頭で宣言しましょう。
例文として次のようなものがあります。

要旨の例(メールを送る目的や理由)

打ち合わせの日程について、ご相談いたします。

先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。

○○○○についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。

お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。

返事がほしい場合は「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」「お返事をお待ちしております」といった一文を。あとに続く文章が長くなる場合には「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」といった断りを付け加えておくと丁寧でしょう。

詳細

いよいよ本文に入ります。何よりも大切なことは、分かりやすく書くこと。時間をかけて長文の大作を書き上げても、中身が伝わらなくては意味がありません。文章を分かりやすく書くコツは、「自分は相手に何を伝えたいのか」「相手に何をしてほしいのか」ということを明確にしてから書き始めること。そして、簡潔で丁寧な文章を心がけることです。書き終えたら第三者の立場になって読み返してみましょう。「?」と思うところがあれば、書き直しです。

文章構成は6W3Hで

メールの文章の特徴は簡潔であることです。伝わらないということを避けるためにも、結論を先に述べることが、ビジネスでは必要です。簡潔に、結論を。それから詳細を伝えましょう。一般的に使われている構成が「6W3H」の構成です。これらを意識することで、簡潔に要点をもらさず伝えることができます。What(何を)When(いつ)Where(どこで)Why(なぜ) Who(誰が)Whom(誰に)How to(どのように) How many(どれだけ)How much(いくらで)

箇条書きに書く

メ-ルでは、箇条書きに書くことも効果的です。内容によっては、文章で伝えるのではなく箇条書きを使うと、読む側にとっても明瞭で分かりやすくなります。

詳細の例

内容
ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)
日時
2015年2月20日(金)
場所
株式会社アイ・コミュニケーション セミナールーム
対象
新入社員もしくは研修担当者
参加費
8,640円(税込)

 

結びの挨拶

代表的な結びの挨拶は「よろしくお願いいたします」。冒頭の「お世話になっております」や「お疲れ様です」と、セットで使われることが多い言葉です。

結びの挨拶の例

今後ともよろしくお願いいたします。

ご検討の程、よろしくお願いいたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。

これらの言葉は、本文で述べた用件を最後に強調したいときに用いるとよいでしょう。内容に合わせて臨機応変に、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉でメールを締めくくりましょう。

署名

署名は、いわばメール上の名刺のようなもの。次の項目を盛り込んでおくだけで、簡単なプロフィールを伝えることができます。

  • 会社名、部署名
  • 名前(読みにくい名前は、読み仮名も記載)
  • 郵便番号、住所、ビル・建物名
  • 電話番号
  • ファクス番号
  • メールアドレス
  • URL(ウェブサイト名も記載)

署名の例

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株式会社アイ・コミュニケーション 平野友朗
〒101-0052
東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
電話 03-5577-3237 / FAX 03-5577-3238
メール info@sc-p.jp

http://www.sc-p.jp/

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その他、営業時間や定休日などを書くこともできますね。また、開催中のセミナーの案内や新商品のお知らせなど、署名で2~3行の告知をすることもできます。
署名の活用法
で、署名の活用テクニックについて解説しています。ぜひ、そちらも参考にしてくださいね。

ビジネスメールの基本の型は、書籍やセミナーでも学べます

このメールの基本構成は基礎の基礎です。さらに、ビジネスメールを書籍で学ぶなら「カリスマ講師に学ぶ!実践ビジネスメール教室」がオススメです。

講師に質問をしながら疑問を解消し、基礎からじっくり学びたい人にはセミナー「ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)」(受講者の満足度は96.1%)がオススメです。

 

 

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著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

 ビジネスメールコミュニケーション講座

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