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システムの障害をお知らせするお詫びするメールの文例

ポイント
サーバーやサービスなどのシステムエラーが発生した場合は、お客さまに対して、「いつ」「どこで」「何が」起きたのか、また、現在の状況や原因などお客さまが知りたい情報についてわかりやすく説明する必要があります。 罫線や箇条書きなどでわかりやすく情報を整理して伝えることが大事です。

【●●●●】システム障害に関するお詫び

株式会社●●●●
●●●●様

お世話になっております。
一般社団法人日本ビジネスメール協会の山田太郎です。

いつも「●●●●」をご利用いただき誠にありがとうございます。

昨日●●時過ぎより、管理画面の「●●●●」機能などに障害が発生し、
ご迷惑をおかけして、大変申し訳ございません。

さきほど復旧しまして、現在は使用可能となりましたので、
ご報告いたします。

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【障害発生の時間帯】
・●月●日●●時●●分から●月●日●●時●●分頃まで
※ 現在は復旧しております

【対象者】
・サイトをご利用いただいている会員様

【現象】
・管理画面への「●●●●」 の反映が遅延しました

【現在の状況】
・復旧後の「●●●●」機能は正常に動作することを確認しております
・障害発生中に遅延した「●●●●」データの反映も完了しています

【原因】
・サーバーのハード障害
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今回のシステム障害に関して、ご不明な点などございましたら、
サポートセンターまでお問い合わせください。

【サポートセンターお問い合わせ先】
電話:03-5577-3210(平日受付時間10:00~17:00)
メール:info@businessmail.or.jp

大変ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

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一般社団法人日本ビジネスメール協会 山田 太郎(YAMADA Taro)
〒101-0052 東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
電話 03-5577-3210 / FAX 03-5577-3238 / メール info@businessmail.or.jp
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一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp/
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ビジネスメールの教科書 https://business-mail.jp/
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