添付ファイルの選択ミスの誤送信を無くす方法
添付ファイルの選択ミスは簡単だから起こりやすい
誤送信の中でも被害が大きくなりがちなのが、添付ファイルの選択ミスです。対象のファイルを選択して添付。もしくは、ドラッグ＆ドロップで添付。添付の仕方も色々とあります。
メールソフトの仕様上、簡単に添付ができてしまうため、添付ファイルの選択ミスのトラブルも多数発生しています。
自社のパンフレット（公になっているもの）を間違えて添付してしまった。そのレベルなら、相手先に添付ファイルの選択ミスをお詫びするメールを1通送れば対応して問題ありません。
しかし、添付したのが他社への見積書だったらどうでしょう。実際に、他社への見積書が添付されていたため「情報管理がずさんな会社だ」と判断され、取引が停止になった事例もあります。
また、添付ファイルが顧客データや学生の成績など個人情報を含むものだった場合どうでしょうか。さらに大きなトラブルに発展するということが安易に想像できます。
実際にあった誤送信の事例
全職員の給与データを214人の職員宛に送信してしまうという事象が加古川市で発生しました。「臨時・嘱託を除く全職員の給与月額や振込先口座、手当額、税控除額が見られる状態」とあるとおり、その影響は計り知れません。その後、189人がデータを削除したと確認とありますが、信頼の復活には相当の時間がかかるでしょう。
その他、佐賀大学で「ファイルを送るよう指示された事務職員が、誤って佐賀県病院薬剤師会のメーリングリストに氏名や成績が掲載されたファイルを送信」という事件が発生しています。単純な送信ミスですが影響は大きいです。
誤送信の関連ニュース
学校でのファイルの選択ミスの事例は他にもあります。兵庫医科大学6年生40人の個人情報含むファイルを、1年生125人に誤ってメール送信しまったという事例もあります。
このように日常的に送っているのが添付ファイルの選択ミスです。この添付ファイルの中に、1万件の個人情報が入っていたら、1万件の情報漏洩となります。たった一つの添付ファイルの選択ミスで、企業の運命がわかるかもしれません。
誤送信対策のヒント
添付ファイルの名称を分かりやすいものにしてましょう。たとえば、クライアント名を入れる、バージョンを入れる、日程をじれる。これによって、瞬時に適切なファイルか判断がつくようになるでしょう。間違っても「book.xlsx」「あああ.xlsx」「データ.xlsx」などはつけないようにしましょう。
添付ファイルのミスに関連した記事
スポンサーリンク