ビジネスメール基本の型

ビジネスメールには「型」があります。

メールの本文がスラスラ書ける7つのポイント（宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名）を型として身につけると誰が読んでも分かりやすく、丁寧なメールになります。

この型の一つでも抜けるだけで、雑なメールだと思われることもあります。それでは順番に見ていきましょう。

宛名

まず、1行目に宛名を書きます

相手が企業に属している場合は、会社名と部署名を書いてから、お名前を書きます。敬称の「様」を忘れずにつけましょう。

相手の会社名は、（株）（有）などと略しません。お名前は、フルネームのほうが丁寧な印象を与えます。

「株式会社アイ・コミュニケーション御中　平野友朗様」のように、「御中」と「様」は一緒にはつけません。

コミュニケーションが円滑になってくると、「平野友朗様」「平野様」のように、会社名を書かず名前だけにすることもできます。

もっと距離が近くなってくると、「○○さん」のように「さん」付けで呼ぶこともあります。同様に「さま」を使う事もあります。しかし、「さん」「さま」は馴れ馴れしいと感じる人がいるのも事実です。

距離感を考えて、適切な敬称を使い分けましょう。距離感が分からないときは、「様」を使い続けるのが無難です。

挨拶・名乗り

要旨

挨拶をしたら、いよいよ本題に入ります。まずはメールの主旨を簡潔に説明しましょう。何のためにメールを送ったのか、用件を冒頭で宣言しましょう。

返事がほしい場合は「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」「お返事をお待ちしております」といった一文を。

あとに続く文章が長くなる場合には「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」といった断りを付け加えておくと丁寧でしょう。

詳細

いよいよ本文に入ります。何よりも大切なことは、分かりやすく書くこと。時間をかけて長文の大作を書き上げても、中身が伝わらなくては意味がありません。

文章を分かりやすく書くコツは、「自分は相手に何を伝えたいのか」「相手に何をしてほしいのか」ということを明確にしてから書き始めること。

そして、簡潔で丁寧な文章を心がけることです。書き終えたら第三者の立場になって読み返してみましょう。相手の立場で読み返してみて、理解が難しい箇所があれば書き直しです。

結びの挨拶

代表的な結びの挨拶は「よろしくお願いいたします」。冒頭の「お世話になっております」や「お疲れ様です」と、セットで使われることが多い言葉です。

これらの言葉は、本文で述べた用件を最後に強調したいときに用いるとよいでしょう。内容に合わせて臨機応変に、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉でメールを締めくくりましょう。

署名

署名は、いわばメール上の名刺のようなもの。次の項目を盛り込んでおくだけで、どこにあるどのような会社か簡単なプロフィールを伝えることができます。

来店型や電話でのコミュニケーションが多い仕事の場合は、営業時間や定休日などを書くとよいでしょう。

また、開催中のセミナーの案内や新商品のお知らせなど、署名で2～3行の告知をすることもできます。署名の活用法のページで、署名の活用テクニックについて解説しています。ぜひ、そちらも参考にしてください。