ビジネスメールの件名の書き方

比べてみれば一目瞭然。開封しなくてもメールに何が書かれているか分かります。全体像が分かると読んで理解するスピードが上がります。自分に何を求めらているかも分かるので行動に移しやすくなります。具体的な件名は開封を左右するだけでなく、コミュニケーションを円滑にするために不可欠といえるでしょう。

返信のときに件名を変えてはいけない3つの理由

【理由1】件名に「Re:」が含まれることで返信かどうかを知らせる

「Re:」がついていれば返信メールだと判断がつきます。逆に「Re:」がついていなければ新規のメールだと判断されます。

返信メールによって、仕事が前に進みます。その前に、こちらの何かしらのアクション（メール）があるはずです。質問なのか、相談なのか、苦情なのか、要求なのか、お礼なのか。

こちらの「伝えたい」という行動に対する相手のリアクションが、返信となって返ってくるわけです。つまり、返信メールは、その受信者にとっても意味深いものです。

一方「Re:」がついていないものは、新規のメールです。その中には、報告、連絡、相談、苦情、依頼、営業メール、メルマガ、迷惑メールなども含まれます。つまり、自分に関係のないものも含まれているということを、受信者は知っているのです。人によっては、新規メールよりも返信メールの優先順位を上げて読みます。

だからこそ、「Re:」はつけたままにするべきでしょう。

【理由2】件名の「Re:」から削除することでツリー構造が崩れる！？

メールソフトによりますが、「Re:」をとってしまうことでツリー構造が崩れてしまうことがあります。

このようにツリー構造が崩れてしまい、新規のメールに見えてしまうことがあります。相手のメールの管理を邪魔しているようなものです。

そのため、一部のIT系の方からは疎まれている行為です。それによって受信者は、メールを見逃したり、対応が遅れる可能性もあります。対応が遅れるということは、送信者にとってもデメリットが生まれます。お互い損をする可能性があるので使わない方がいいですね。

【理由3】丁寧さ vs 効率

一部のマナー講師は「毎回、件名を変えましょう」と指導しています。また、件名の中に「様」がついていたら、それも削除するように指導しています。ビジネスメールはコミュニケーションの道具です。効率を著しく落とすのは意味がありません。逆に、不快感を与えても意味がありません。

毎回、「様をつける」、「様をとる」。このように書き換えているならば、そこには時間というコストが発生しています。メールの通数が1日1通ならば、それでもいいでしょう。1日10回そのような作業をしたならば、数秒は無駄になっています。それが積もり積もると、大きなロスに繋がります。

結論：返信をする際は件名に「Re:」を付けたままでOK

以上、3つの理由から「Re:」は付けたままにするべきだと言えます。もちろん、最終的な判断は「相手を見て」がベストです。

メールをほとんど使わない人が相手ならば、「この『Re:』ってなんだろう？」「何かの間違いなかぁ」と思う可能性もあります。そういった相手には、「Re:」をつけないことが配慮になります。

メールの主題が変わってきたら

メールのやり取りが続き、何往復もしているうちに、メールの主題が変わってくることがあります。

このような場合は、主題の変化にあわせて件名も付け変えるようにしましょう。

お正月に送った「あけましておめでとうございます」という件名のまま、春先までメールのやりとりをしていたら違和感があります。

件名に使うのを避けるべき言葉

メールを開封してほしいばかりに「重要」「大至急」「緊急」といった表現を多用するのは避けましょう。

受信者は開封時に、「誇張だ」と感じるかも知れません。内容と件名にギャップがあり、信用を失うこともあります。事実を、客観的に、的確に表現すること。常に、このことを心がけて件名を付けましょう。