ビジネスメールはテンプレートの活用でスピードアップ

テンプレート化しやすいメールとは？

同じようなメールを何度も書いていると感じたことはありませんか？もし毎月繰り返しに送っているメールがあったら、その原稿をテンプレート（雛形）として保管しておきましょう。
テンプレート化しやすいメールは次のようなものが考えられます。

このように例を挙げるとキリがないくらいテンプレートにしたほうが良いメールはあります。テンプレートを使うことによって、圧倒的な時間短縮がはかれます。

また、事前に書く内容が決まっているので、連絡漏れ・質問漏れ・報告漏れを防ぐことができます。

また、忙しい時でも一定以上の品質のメールとなるため、相手の印象もよいでしょう。

テンプレートを有効活用するためにも守ってほしいことが3つあります。

過去のメールを探し出して書き直すことは一見効率が良いように見えます。

しかし、メールを探すのにかかっている時間を考えてみてください。実は一から書いたほうが早いということもよくあるのです。テンプレートを保管する場合は、メモ帳などのテキストエディタで作成・保管するようにしてください。

メモ帳でテンプレートを作った場合、そのままメモ帳を開いてメールを書き、間違ってそのまま上書きしてしまうことがあります。

それを避けるためにもプロパティを開き「読み取り専用」にチェックを入れ、上書きできないようにしましょう。

テンプレートを利用する際は、アレンジをするように心がけてください。

毎回同じテンプレートを使っていると最初は丁寧な印象を与えるかもしれませが、相手もテンプレートだと気づいてしまうと流れ作業のように扱われていると思うことがあります。テンプレートを使う場合でも、冒頭や最後の挨拶を変えたり、近況を盛り込むことによって新鮮なメールのように見せることができます。