ビジネスメールはテンプレートの活用でスピードアップ
テンプレート化しやすいメールとは？
同じようなメールを何度も書いていると感じたことはありませんか？もし毎月繰り返しに送っているメールがあったら、その原稿をテンプレート（雛形）として保管しておきましょう。
テンプレート化しやすいメールは次のようなものが考えられます。
- 請求書送付のお知らせメール
- 納期遅れのお詫びメール
- 支払いの催促メール
- 上司への営業報告メール
- 上司への同行依頼メール
- 会議の招集メール
- 会議の議事録メール
- 新規のアポイントを取るためのメール
- 商品破損のお詫びメール
このように例を挙げるとキリがないくらいテンプレートにしたほうが良いメールはあります。テンプレートを使うことによって、圧倒的な時間短縮がはかれます。
また、事前に書く内容が決まっているので、連絡漏れ・質問漏れ・報告漏れを防ぐことができます。
また、忙しい時でも一定以上の品質のメールとなるため、相手の印象もよいでしょう。
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テンプレートでやってはいけないこと
テンプレートを有効活用するためにも守ってほしいことが3つあります。
過去のメールを探して作成しない
過去のメールを探し出して書き直すことは一見効率が良いように見えます。
しかし、メールを探すのにかかっている時間を考えてみてください。実は一から書いたほうが早いということもよくあるのです。テンプレートを保管する場合は、メモ帳などのテキストエディタで作成・保管するようにしてください。
送信メールの上書き保存
メモ帳でテンプレートを作った場合、そのままメモ帳を開いてメールを書き、間違ってそのまま上書きしてしまうことがあります。
それを避けるためにもプロパティを開き「読み取り専用」にチェックを入れ、上書きできないようにしましょう。
完全な使い回し
テンプレートを利用する際は、アレンジをするように心がけてください。
毎回同じテンプレートを使っていると最初は丁寧な印象を与えるかもしれませが、相手もテンプレートだと気づいてしまうと流れ作業のように扱われていると思うことがあります。テンプレートを使う場合でも、冒頭や最後の挨拶を変えたり、近況を盛り込むことによって新鮮なメールのように見せることができます。
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