メールにおける「カキ」と「イカ」の使い分け

ビジネスメールのプロに質問！

花井美代子講師からの回答

新入社員はもちろん若手社員の方々は、メールでの文章作成、言葉の言い回しに悩むことが多いようです。今回のご質問「『下記』と『以下』の使い分け」は、一度覚えてしまえば簡単です。では、どのように使うと良いのか考えていきましょう。

『下記』はどこで使うのか

まず最初に『下記』です。
『下記』はビジネス文書でよく見かける言葉です。ビジネス文書では詳細を箇条書きで表記するときに、『記書き』というものを使います。ビジネス文書を作成するときに、挨拶や文書の主旨をまず書いて、そのあとに内容を箇条書きにして、分かりやすくするために使われます。

下記の書類をお送りします。ご査収のほど・・・

下記ご参照いただきますよう、よろしくお願いします

と主文の後に書き、書いてある位置を指示していると考えると良いでしょう。

 
『下記』以外にも、『上記』『左記』『右記』などもあります。縦書きで書かれている時などは、「左記のとおり」といった言葉を使うことになります。ビジネス文書では、中央に『記』と記した後に伝えたい内容を分かりやすく箇条書きにし、その後に右寄せした『以上』で締めくくるというルールがあります。ですのでビジネス文書を受け取った方は、この『記』と『以上』の間に「重要なことが分かりやすく書かれている」事を把握することができるのです。ということは『下記』は、その下に書かれている『記書き』のことを指しますので、『記書き』が書かれているビジネス文書に使われる言葉だということが分かります。

『以下』はどこで使うのか

では『以下』はどうでしょうか。
「ここから後に書かれているもの」が『以下』と解釈できるでしょう。ビジネスメールには『記書き』も「『以上』で締めくくる」ルールもありません。ここから後に書かれたものを「参照してほしい」「確認してほしい」という意思を伝えるために、使われる言葉と理解してよいと考えます。ということは、ビジネスメールでは『記書き』を使うことはありませんので、『以下』を使うようにすると違和感がありません。ただし、『記書き』を使わないからといって、ダラダラ書いてしまうと、読み手にとって読みづらい文章になってしまいます。そこで、箇条書きや「■」「・」など記号を上手く使うと、分かりやすい文章になります。

一般的に、メールでは文章の中央に『記』と書いたり、右端に『以上』を寄せて書くというルールはありませんので、すべて左詰めで書くようにします。ビジネス文書でのルールをビジネスメールにも転用して、時折、メールの最後に『以上』と一言、左詰めで書いている方がいらっしゃいますが、威圧的に感じる方もいるようですので、もし書くのであれば、

以上、よろしくお願いします。

と締めくくりの挨拶と合わせて書くと、違和感がありません。

最近ではメールでも『下記』と『以下』を意識することなく使う方もいらっしゃいますが、受け手の側が意識して使い分けをしている方だと違和感を与えてしまうことになります。ぜひこれから意識して使い分けるようにしてみてください。