メ－ルには相手の時間を拘束しないなどの利点があるため、今では電話よりも使われる機会が増えています。一般社団法人日本ビジネスメール協会の『ビジネスメール実態調査2018』によると、仕事上で周囲とコミュニケーションをとる手段では、仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メール」（96.50%）が最も多く、「電話」（90.02%）、「会う」（68.87%）と続きます。

「メール」「電話」「会う」の3つが仕事では主要なコミュニケーション手段だといえ、この並び順は2011年から変わりません。メールのコミュニケーションが、仕事の主たる役割を担っていることは疑いのない事実です。

また「会う」は2017年の74.07%から5.2ポイント減り、「LINE（LINE WORKSを含む）」は2017年の19.42%から4.03ポイント増えて23.45%に。「ChatWork」（8.50%）、「Skype（Skype for Businessを含む）」（8.09%）、「Slack」（2.26%）の登場など、コミュニケーション手段が多様化していることが分かります。

コミュニケーション手段はメールだけではない

これだけ便利なメールですが、これだけに頼ってしまっては失敗することもあります。
メールは、送ったら相手に伝えた伝わったつもりになってしまいますが、相手が読まない限り伝わりません。伝えると伝わるは異なるのです。

送ったのだから見ていない相手が悪いと責めてしまうことがありますが、それはやってはいけません。
相手の返事をこちらが見られていないだけかもしれません。何か他の事情も考慮すべきです。

今すぐ相手に読んでほしいときや時間が経っても返事がない場合は、電話などを使って確認をしたほうがよいでしょう。

電話を使うべきときもある

電話は、声の抑揚やスピード、相手の息遣いまではっきり聞こえます。
そこから伝わる感情も大きいでしょう。

心のこもっている謝罪なのかどうか。これはメールではなかなか伝わりません。
メールは文字だけの情報しかありません。そのため、感情や誠意を伝えにくいと言えます。

一方、電話には聴覚情報も加わります。

また、相手が理解できていないと感じたらすぐに確認することもできます。この即時性も電話のメリットです。
一方、メールは文字情報をまとめて伝えるコミュニケーションなので軌道修正がしにくい傾向があります。

だからこそ、その時々によって使い分ける必要があります。

場合によっては、メ－ルで済ますのではなくメールを送信後、電話で確認、補足するというのが確実です。

電話で打ち合わせをして、その内容について後からメ－ルで確認をする。
このようにリマインダーのような機能として使えるのもメールの利点です。

電話で伝えたことの忘備録として、電話＋メールのまとめを活用してみてください。

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トラブルの種を知り未然に防ぐためにも、以下の7つのデメリットを理解しておきましょう。

読まれているのかどうか分からない

相手が反応（電話やメールなど）をしない限り、読んでもらったのかどうかを確認することができません。
メールは、通信経路のどこかで無くなってしまったり、受信したとしても自動的に迷惑メールに振り分けられている可能性もあります。

素早い反応が欲しい場合には、それを意識した件名、本文を作成してメールを送りましょう。
また、反応がなく不安に思うときは、電話などで確認することも考えましょう。

時間の共有ができない

「相手の時間を拘束しなくてよい」というメリットがある反面、直接会ったり話したりすれば、たやすく理解できるような微妙なニュアンスや意図が伝わりにくいという欠点があります。

また、時間を共有することで「一緒に頑張っている」という結束力が生まれるかもしれませんが、そういったものを醸成しにくい特徴があります。

コミュニケーションが簡素になる

短文のメールや用件のみの簡単なメールばかり送っていると、いつの間にかやりとりが無機質なものになってしまいます。

対面や電話の場合は、声や表情などの情報からコミュニケーションが深まることもあります。しかしメールにはそれらで補うことができないため、表現や言い回しに工夫をすることが求められます。

とくに、クレ－ムやトラブル処理でメ－ルだけの連絡で済ませることは危険です。トラブルが発生している相手は、感情的にも敏感になっているものです。そのような場合は、電話や直接の面会を通して解消しなければ、意思疎通をはかることは困難です。

誤解が生まれやすい

メールは受け取った人が一方的な都合で解釈してしまう傾向があるツールです。これが対面ならば相手の反応を見て、言い換えたり、説明を追加することも出来ます。しかしメールは相手がどのような反応をしているか、どのような理解をしているかがわかりません。

情報が残る

1度送ったメールは取り戻すことができません。送った瞬間にコンセントを抜いても通常は間に合いません。
金額の間違ったメールや失礼ないメールを送ったとしても取り消せません。

受信者が削除しない限り、データとして残り続けます。後悔をしないためにも、内容を十分に確認することが大切です。

使わない（使えない）相手もいる

メールはすぐれたコミュニケーションツールですが、使えない相手もいます。

パソコンを持っていない、キーボードの入力が遅い、立ち上げるのが面倒くさい、など理由は様々ですが、このような相手にメールを送っても閲覧してもらうまでに1週間以上かかることもあります。また、メールが苦手な人から返事をもらったとしても、意図が理解できない可能性もあります。

メールを嫌う人もいる

メールというコミュニケーションツールを信用していない人もいます。なりすましの問題などもあり、メールを始めから疑っている人もいます。また、メールは軽いコミュニケーションツールで、コミュニケーションは対面でとるべきだという信念を持っている人もいます。謝罪は対面ですべきだと考えている人もいます。

コミュニケーションの善し悪しは相手が決めます。どのようなコミュニケーション手段を求めているのか、相手の気持ちになり考えましょう。

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プライベートで使うメール

プライベートで使うメールは、基本的に面識がある人に送ります。携帯電話やスマホから直接送ることが多く、メール以外にもFacebookメッセージやLINEなどもこの部類に含まれます。面識があるため、送ったら開封してもらえるという前提があります。

仕事で使うメール

仕事で使うメールは「ビジネスeメール」「仕事のメール」「ビジネスメール」などと呼ばれていますが、本サイトでは「ビジネスメール」という名称に統一しています。2005年頃から頻繁に使うようになりました。

ちなみに、本サイトを運営しているアイ・コミュニケーションが「ビジネスメール」「ビジネスメールコミュニケーション」の2つの商標を有しています。

メールは、個人のものという印象が強いかもしれませんが、会社のツールを利用してコミュニケーションをとりますし、退職した情報も引き継ぎます。そのため、会社に帰属するものだと考えましょう。ある企業で研修をしたときに、「会社のパソコンから、個人の携帯にスケジュールを送ったため始末書を書くことになった」という話を聞いたことがあります。このように厳密に、情報漏洩だと考えている企業も少なくありません。

ビジネスメールが使われる以前

もともと、メールが登場する前は、紙文書である「ビジネス文書」を利用した文字での情報伝達をしていました。

いまでは、文字での情報伝達手段の一つにメールが加わり、仕事でも毎日のように利用しています。一人ひとつのメールアドレスが会社から支給される前は、部署やチームにメールアドレスは一つ。それを共有して使うすることも珍しくありませんでした。

その頃（2000年頃）のメールは、会社と会社のやりとりとして、ビジネス文書に近い形式が取られていました。
「拝啓　立春の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」とメールに書く人も多かったと記憶しています。今のように文節や句読点で改行することも少なく、30文字書いたら手動で強制的に改行する人も多かったです。レイアウトも、ビジネス文書そのままで、記書きのルールも用いられていました。

いまや、一人ひとつのメールアドレスが割り振られるようになり、情報伝達手段のみならず、コミュニケーション手段としての役割も担っています。メールは、文字を使って伝えますが、より会話や電話に近い、一対一のコミュニケーション手段として広く利用されています。

現在、ビジネスメールでは「拝啓　立春の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」などの挨拶は不要です。このような挨拶をしたら、メールのコミュニケーションが分かっていないと笑われるかもしれません。

ビジネス文書とビジネスメールは違います。その違いを理解してメールを使わないと、相手に違和感を与えてしまうこともあるでしょう。
メールの特徴、他の手段との違いを理解し、上手に使い分けることが大切です。

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一般社団法人日本ビジネスメール協会（アイ・コミュニケーション）が2007年から毎年実施している「ビジネスメール実態調査」では、仕事でどのようにメールを使っているのか、どのような問題が起きているのかを調査しています。2018年は2,917人のビジネスパーソンに回答していただきました。

『ビジネスメール実態調査2018』から読み解くビジネスメールの現状

仕事で周囲とコミュニケーションをとるとき、主にどの手段を使っていますか

仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メール」（96.50%）が最も多く、「電話」（90.02%）、「会う」（68.87%）と続きます。「メール」「電話」「会う」の3つが仕事では主要なコミュニケーション手段だといえ、この並び順は2011年から変わりません。

あなたの会社でビジネスメールの社員研修はありますか

ところが、会社でビジネスメールの社員研修が「ある」（9.02%）人は1割に満たず、9割を超える人が研修を受けていないことが分かりました。不安を抱きながらメールを自己流で使い、失敗をしている可能性があります。メールで失敗をしていることや不快感を与えていることは、指摘されないからこそ、自らが危機感と問題意識を持ち、学ぶ必要があるといえます。

仕事で毎日メールを使っていて、メールでどのようにコミュニケーションをとるかが、仕事の生産性や人間関係に影響を与えているにも関わらず、実際に教育を行っている企業はごくわずかです。
携帯電話やスマートフォンが普及し、プライベートでもメールを使い慣れているからか「教えるまでもなく使えるもの」と考えている方もいるようです。
でも、ちょっと待ってください。子どもの頃から使っている電話のかけ方や、挨拶の仕方は新入社員研修で教えるのに、毎日、仕事で使うメールは「なんとなく使えるから」、「仕事をするなかで覚えるだろう」という理由で教育が行なわれていないとしたら、危険だと思いませんか。

ビジネスメールを書いて送るときに、不安を感じることはありますか

「ビジネスメール実態調査2018」によると、自分のメールに不安を抱くことが「よくある」（16.08%）と「たまにある」（57.52%）の合計が73.60%で、7割を超える人が、自分のメールに対して何かしらの不安を抱いていることが分かりました。年別に見ると、自分のメールに不安を抱くことが「よくある」「たまにある」人が増えています。

メールに慣れ、個々のスキルは上がっているはずですが、「正しく伝わるか」（66.42%）といった不安は残っているようです。役職別に見ると、一般社員がより不安を抱く傾向にあります。研修などもなく現場ですぐにメールを使うようになるケースもあるため、何が正しいか分からず使っていることも考えられます。

過去一年間で、ビジネスメールの失敗をしたことはありますか

過去一年間に仕事でメールの失敗をしたことが「よくある」（2.33%）と「たまにある」（34.93%）の合計が37.26%で、4割近い人が失敗をしていることが分かりました。自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」（41.58%）で、4割以上が経験しており、起こる可能性の高い失敗であるといえます。自分の失敗を指摘されたことが「よくある」（5.43%）と「たまにある」（43.51%）の合計が48.94%で、約半数の人が失敗を指摘されたことがあると答えています。一方、「ほとんどない」（43.70%）と「まったくない」（7.36%）の合計が51.06%で、半数を超える人が失敗しても指摘をされていません。

「自分のメールは絶対に大丈夫！」と自信を持って言える人は、どのくらいいるでしょうか。部下や後輩にメールの指導をするときに「これでよいのだろうか」と不安を抱くことがあるという声もよく聞きます。教える側に立つ上司でさえ、一度も学んだことがないのです。

「メールを誤送信して大問題になってしまった」、「メールで相手を怒らせてしまった」など、たった一通のメールが原因でトラブルに発展したり、人間関係が悪化したりすることがあります。メールでのトラブルを防ぎ、不安を解消し、上手に使いこなすには、正しいメールを学ぶこと。これに尽きます。

仕事で使うメールについて学ぶのに早すぎることはありません。基本を学び、マナーやルールを身に付けることが、メール上達の道への第一歩です。

出典

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」

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それでは、それぞれ順番に解説しましょう。

相手の時間を拘束しない

メールは送りたいときに送り、相手も読みたいときに読むことができます。仕事の隙間時間に対応することもでき、融通が利くのがメリット。

対面や電話の場合は、相手の時間を拘束してしまいます。「迷惑を掛けている」「申し訳ない」という気持ちが芽生えるかもしれませんが、それがメールにはありません。

メールをビジネスのコミュニケーションツールとして使うことで、送る側・受け取る側双方が時間を有効に使うことができます。

コストがかからない

郵送やファクスと異なり、メールは何通出しても無料です。通信コストを気にすることなく、たくさんの人に同時にアプローチをすることができます。仮に62円のはがきを1万枚出したら62万円ですが、メールの場合は何通送っても0円です。

同時にたくさんの人に送ることができる

従来のコミュニケーションでは「1対1（もしくは少数）」が基本ですが、メールを使えば「1対n（複数）」の情報発信ができます。
発信先は、10名でも、20名でも可能です。メール配信システムを使えば、10万人でも、100万人でも配信することが出来ます。発信者は1人でも、送信先は無限に広げることができるのです。メール作成にかかる労力は、送信先が増えても変わりません。

デジタルデータのため加工や二次利用がしやすい

紙の書類などに比べ、収納に場所をとることがありません。
メールの本文もデジタルデータとしてコピーしてワードに貼り付けたり、Excelに貼り付けたり2次利用が出来ます。

メールそのもののデータも、時系列に並べたり、送信者ごとに並べたりと整理の仕方にもバリエーションがあります。

検索性にすぐれている

デジタルデータのため検索性にも優れています。
これが紙のデータならば、すべて目で見て確認する必要があります。もしくは、ファイリングするなど整理をしっかりする必要も生まれるでしょう。

一方メールはデジタルデータのため、すぐに検索できます。検索方法も、日時、送信者（名前、アドレスなど）、本文のキーワード、添付ファイルの有無や容量、など複数の検索項目が利用可能です。

履歴を追うことができる

メールの本文とともに送受信の日時が残るため、プロジェクトの始まりから現在に至るまでのプロセスを時系列に追うことができます。

これにより「言った」「言わない」のトラブルを回避できることもあります。いつ誰がどのようなメールを送ったのか、それに対してどのような反応があったのか。メールの履歴はコミュニケーションの貴重な財産です。また、いつ頃どんなやり取りがあったのかをあとで確認することも出来ます。備忘録としても役立つのがメールです。

瞬時に届く

メールは、送信してものの数秒で相手に届きます。回線の速度によりますが、「瞬時に」と考えて差し支えないレベルです。日本国内であっても、海外であっても、タイムラグを感じることは少ないでしょう。

これが郵送の場合は、1～2日のタイムラグが生まれます。即時に連絡を取り、意志決定が出来る。
情報伝達の速度が上がるため、ビジネスの速度も上がります。

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