営業メールの書き方｜返事がもらえてアポイントにつながるコツと例文

「営業メールを送っても返事がこない」「アポイントにつながらない」「そもそも何を書けばいいのか分からない」。営業の仕事でメールを使う人の多くが、こうした悩みを抱えています。

営業メールは、社内の連絡や業務の連絡とは書き方のコツが違います。相手にとっては返事をする義務のないメールだからです。開いてもらい、読んでもらい、行動してもらうための工夫が欠かせません。

この記事では、営業メールの書き方を、件名・本文・送るタイミング・返事がこないときのフォローの順に解説します。アポイントを取るメールなど、そのまま使える例文も紹介します。

営業メールが業務メールより難しい理由

会社のメールアドレスから送るメールは、個人と個人のやり取りであっても、会社の看板を背負っています。失礼があれば、あなた個人ではなく会社の評価が下がります。

そのうえで、営業メールには業務メールにはない難しさがあります。

• 面識のない相手、関係の浅い相手にも送る：「この人は誰だろう」と警戒されるところから始まります。
• 返事をもらえる保証がない：社内の確認や依頼と違い、相手には返事をする理由がありません。後回しにされたり、読まれずに終わったりすることもあります。
• こちらの要望を伝え、関心を持ってもらう必要がある：礼儀正しさが足りなければ無礼だと思われ、必要な情報が足りなければ返事がもらえません。

つまり営業メールには、業務メールよりワンランク上の配慮と工夫が求められます。

書く前に「このメールで相手に何をしてほしいか」を決める

営業でメールを送る目的は、商談を少しでも前に進めること、最終的には継続して受注することです。その途中に、アポイントを取る、返事をもらう、信頼関係を築くといった、段階ごとの目的があります。

ところが実際には、「依頼されたから送る」「届いたから返す」だけになっているメールが少なくありません。例えば見積書を送るメールの目的は、注文してもらうことのはずです。それなのに、見積書を添付して「ご査収ください」とだけ書いて終わっていないでしょうか。

• 検討してほしいことが書かれていない
• 注文するときの方法や期限が書かれていない
• こちらから次にいつ連絡するかが書かれていない

これでは、相手は次に何をすればいいか分かりません。書き始める前に「このメールを読んだ相手に、何をしてほしいのか」を決め、そのために必要な情報をそろえてから書きましょう。書き終えたら、自分がお客さまの立場だったら申し込むか、返事をしたくなるかを考えて読み直します。

開封される件名の付け方

面識のある相手からのメールなら、「誰から」で開封してもらえます。しかし、面識のない相手や関係の浅い相手は、「何の件か」を見て開くかどうかを決めます。初めて送る営業メールは、件名で開封されるかどうかが決まるといっても言い過ぎではありません。

「ご提案」「ご相談」だけの件名は避ける

「ご提案」「ご相談」「ご案内」とだけ書いた件名では、何の提案なのかが分かりません。後回しにされたり、ほかのメールに埋もれたりします。何について、何をしてほしいのかを件名に入れましょう。

「～について」「～の件」も避ける

「○○サービスについて」「お見積もりの件」は書きやすい件名ですが、読み手は「○○サービスの何だろう」と考えなければなりません。開かなくても用件が分かる件名にすると、読み手の負担が減り、開封されやすくなります。

本文で避けたい「営業言葉」と「思います」

過剰にへりくだる書き出しは逆効果

「お忙しいところ恐れ入りますが」「突然のメールにて失礼いたします」「初めてメールをお送りする無礼をお許しください」。丁寧に書いたつもりの一言が、「この人は営業だ」と相手を身構えさせる合図になります。冒頭でそう判断されると、残りは読み飛ばされるかもしれません。

あなたは、自社の商品やサービスで相手の役に立てると考えて連絡しているはずです。売る側と買う側は本来対等な関係です。必要以上にへりくだらず、もちろん偉そうにもならず、対等な関係を意識して言葉を選びましょう。

「思います」を多用しない

「多分、前金は不要だと思います」のような書き方は、責任を避けているように受け取られます。確認したうえで「前金は不要です」と言い切るほうが、信頼されます。

「思います」は、自分の意見や感想を述べるときだけに使います。事実を伝えるときには付けません。同じ語尾が続くと読みにくくもなるので、送る前に確認しましょう。

相手を動かすのは「相手のメリット」と「理由」

人は、動く理由がなければ動いてくれません。展示会に来てほしい、面談の時間をもらいたいとお願いするなら、「なぜならば」と、相手にとってのメリットを理由として添えましょう。

「来ていただけると助かります」「今月の目標があり」のような自分の都合は、相手の心を動かしません。法人の相手であれば、メリットは多くの場合「売上が上がる」「コストが下がる」のどちらかに行き着きます。

「何ができる人か」を伝え続ける

名乗るだけでは仕事につながりません。どんな業界が得意で、どんな成果を出せるのかを具体的に伝えましょう。人は他人の実績を思った以上に覚えていません。一度伝えれば十分ではなく、やり取りのたびに伝え続けることで、「○○ならあの人に頼もう」と思い出してもらえる存在になります。

アポイントを取る営業メールの書き方と例文

アポイントを取るメールは、相手と会える見込みがあるかどうかで書き方を変えます。

面識があり、会える見込みが高い相手には「目的と候補日」を最初から書く

すでに関係ができている相手に「お会いできますか」と打診から始めると、返事を待ってから日程を調整することになり、やり取りが一往復増えます。最初のメールで面談の目的、相手のメリット、候補日（2～3つ）、所要時間、場所を書けば、相手は選ぶだけで済みます。

面識がない相手には「経緯と自己紹介」を書き、まず会うかどうかを聞く

知らない人からのメールは、まず「この人は誰だろう」と警戒されます。冒頭で何者かを名乗り、なぜこの人にメールを送ったのか（経緯）を伝えましょう。「○○様のご紹介で」「御社のウェブサイトを拝見して」のように背景が分かると、警戒心がやわらぎます。

また、面識のない相手に、いきなり候補日をたくさん並べるのは逆効果です。「会うとは言っていないのに」と一方的な印象を与えます。初回は、会ってもらえるかどうかだけを聞き、了承をもらってから日程を出すのが、相手の気持ちに沿った順番です。

例文の数字（「2割ほど」「3割ほど」）は書き方の見本です。実際に送るときは、根拠のある数字を使い、試算の前提も伝えられるようにしておきましょう。

営業メールを送るタイミングと時間帯

同じ内容でも、送るタイミングで相手の受け止め方は変わります。早すぎれば忘れられ、遅すぎれば仕事が遅いと思われます。

深夜・早朝には送らない

深夜に届くメールは、「残業が当たり前の会社なのか」「仕事をさばききれていないのか」という印象を与えかねません。スマートフォンで受信している人の睡眠を邪魔することもあります。送るのは原則として就業時間内、広くても前後1～2時間までにしましょう。夜に書いたメールは、予約送信を使って翌朝に届くようにすると安心です。

返事がこないときのフォローの仕方

営業メールは、一度送っただけで返事がもらえるとは限りません。まだ読んでいないのかもしれませんし、急ぎではないと後回しにしているだけかもしれません。返事がないからといって、すぐに「脈がない」と判断するのは早すぎます。

大切なのは、相手の記憶に残り続けることです。人は、時間がたてば初対面の印象を忘れます。何かを頼もうとしたときに名前が思い浮かぶように、メールでの接触を続けましょう。

ただし、「お返事がないので再送します」のような書き方は、相手を責めているように受け取られます。「気になりましたので、念のためお送りします」程度の言い方にとどめると、相手も受け入れやすく、返事をもらいやすくなります。

まとめ

営業メールは、相手にとって返事をする義務のないメールです。だからこそ、次のポイントを押さえるだけで、ほかの営業メールと差がつきます。

• 書く前に「このメールで相手に何をしてほしいか」を決める
• 件名は、開かなくても用件が分かるように書く
• 過剰にへりくだる営業言葉や、「思います」の多用を避ける
• お願いには、相手のメリットを理由として添える
• アポイントは、相手との関係に合わせて書き方を変える
• 送るタイミングと時間帯に気を配る
• 返事がなくても、相手を責めずに連絡を続ける

営業メールの上達に、センスは必要ありません。ルールを知り、すぐに実践し、続けることで成果につながります。