ビジネスメールの書き方  | ビジネスメールの書き方・送り方、連符レート・文例なら Wed, 15 Oct 2025 06:59:45 +0000 ja hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.1.9 https://business-mail.jp/wp-content/uploads/2019/10/cropped-icon_mail-1-32x32.png ビジネスメールの書き方  | 32 32 体調不良で欠勤する際のビジネスメールの例文・相手や理由別の注意点を解説 https://business-mail.jp/mail-writing/11896 Sat, 11 Oct 2025 02:46:34 +0000 https://business-mail.jp/?post_type=mail-writing&p=11896 目次 体調不良で休む際にメールで連絡をするときのビジネスマナーと心構え 体調不良時のビジネスメールの書き方・基本構成について 相手別・体調不良時にメールで欠勤の連絡をする際の注意点と例文 状況別・体調不良時に送るビジネス […]

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目次

  1. 体調不良で休む際にメールで連絡をするときのビジネスマナーと心構え
  2. 体調不良時のビジネスメールの書き方・基本構成について
  3. 相手別・体調不良時にメールで欠勤の連絡をする際の注意点と例文
  4. 状況別・体調不良時に送るビジネスメールの文例集
  5. 体調不良で送信したメールに返信が来たときの適切な対応とは
  6. 体調不良時に送るビジネスメールのよくある失敗例
  7. まとめ:体調不良でも信頼を守るビジネスメールを

体調不良で休む際にメールで連絡をするときのビジネスマナーと心構え

体調不良でも信頼は守れる

社会人であれば、どんなに気をつけていても、突然体調を崩してしまうことはあります。そんなときに「どう休むか」よりも「どう伝えるか」が問われるのがビジネスの世界です。欠勤連絡ひとつで、信頼を失うこともあれば、逆に「丁寧で誠実な人だ」という評価を得ることもあります。

本記事では、体調不良による欠勤時に送るビジネスメールの書き方や注意点、相手別・状況別の文例を紹介します。「突然休むことになっても信頼を損なわない」メールの基本を身に付けましょう。

ビジネスにおける体調不良時のメールの役割と重要性とは

ビジネスメールには「相手に正確な情報を伝える」という役割に加えて「誠実さ」「信頼性」を示す効果もあります。特に体調不良など突発的な欠勤は、業務への影響も大きいため、迅速で適切な連絡が不可欠です。

たとえ自分がしっかりと病状を説明したつもりでも、相手に伝わらなければ意味がありません。読みやすく、誤解のない文章であること。さらに、相手への配慮を忘れないことが、信頼を守る鍵になります。

電話とメールの使い分けについて

体調不良の連絡は「電話とメールのどちらで伝えるか」で迷う人も多いでしょう。基本的な考え方は以下のとおりです。

当日朝の欠勤 まずは電話 → 続けてメールで補足
前日の夜や
前もって予測される体調不良
メールのみでも可
相手が社外の取引先・顧客 メールで丁寧に状況を伝える + 社内報告をセットで

電話は即時性が高く、相手に直接伝える安心感があります。一方メールは記録に残るため、補足や再確認の手段として有効です。

体調不良時のビジネスメールの書き方・基本構成について

欠勤メールの書き方と基本構成を解説

信頼されるメールに共通するのは「結論が早い」「読みやすい」「丁寧」の三つです。以下の構成に沿って書くことで、誰が読んでも分かりやすく、誠意が伝わるメールになります。

件名 「欠勤のご連絡」など、内容が簡潔に分かる件名をつけましょう
宛名・挨拶 例「山田部長 おはようございます」
要旨(結論) 欠勤する旨を冒頭で伝え、相手が状況をすぐに理解できるように意識しましょう。
詳細 症状の簡単な説明、復帰の見込み、業務の引き継ぎなど、丁寧な状況説明をしましょう。
結びの挨拶 謝罪と感謝を忘れずに書き添え、相手に対する誠意を伝えましょう。

【体調不良時に送るメールの件名】一目で伝わるタイトルのつけ方とは

忙しい上司や取引先は、メールの件名だけで内容を把握することも多いです。開封されやすく、内容が即座に伝わる件名を意識しましょう。

体調不良時に送るメールの良い件名の例

  • 【欠勤連絡】体調不良による本日の休暇
  • 本日の出社について(体調不良のため)

体調不良時に送るメールの避けたい件名の例

  • すみません、今日休みます
  • 【重要】欠勤について

【体調不良時に送るメールの宛名・挨拶】相手に応じた丁寧な書き出し方とは

宛名や冒頭の挨拶は、相手との関係性により使い分ける必要があります。上司・同僚・部下・社外・取引先宛てなど、相手との関係性に適した書き出し方を心がけましょう。

上司宛てに送る体調不良時のメールの宛名・挨拶

宛名 名前と敬称を忘れずに(例:営業部 山田部長 / 山田さん)
挨拶 おはようございます

同僚・部下宛てに送る体調不良時のメールの宛名・挨拶

宛名 気軽すぎず丁寧に(例:佐藤さん)
挨拶 おはようございます

社外・取引先宛てに送る体調不良時のメールの宛名・挨拶

宛名 会社名と名前、敬称を書く(例:株式会社〇〇 営業部 鈴木様)
挨拶 お世話になっております。 / いつも大変お世話になっております

【体調不良時に送るメールの要旨・詳細】簡潔かつ丁寧に伝える技術とは

長すぎるメールや、言い訳がましい表現は逆効果です。読み手が「なるほど、そういう状況か」とすぐに理解できるように意識しましょう。

体調不良時に送るメールのNGな表現例

昨日から何となく調子が悪くて、今朝になっても熱が続いていて…

体調不良時に送るメールの改善例

本日、体調不良のため欠勤させていただきます。
発熱と倦怠感があり、医療機関を受診する予定です。

【体調不良時に送るメールの結びの挨拶】信頼を保つ一言の重要性とは

締めくくりには、必ずお詫びと感謝の言葉を添えましょう。誠意ある結びの一文は、メール全体の印象をぐっとよくします。

  • 急なご連絡となり申し訳ございません
  • ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします
  • ご対応いただき、誠にありがとうございます

相手別・体調不良時にメールで欠勤の連絡をする際の注意点と例文

上司宛て(当日欠勤)

本日の欠勤について

山田部長

おはようございます。高橋です。

本日、体調不良のため欠勤させていただきます。
発熱があり、念のため医療機関を受診する予定です。

ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

高橋

同僚宛て(業務の引継ぎ)

〇〇業務についてお願い

佐藤さん

おはようございます。高橋です。

体調不良により本日休みをいただくことになりました。
本日予定している〇〇社向け資料送付について、お願いできますでしょうか。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。

高橋

取引先宛て(日程変更・謝罪)

お打ち合わせ日程変更のお願い

株式会社〇〇
営業部 
鈴木様

いつも大変お世話になっております。
株式会社××の高橋です。

本日予定しておりました打ち合わせについて、
申し訳ありませんが体調不良のため延期をお願いしたく、
ご連絡いたしました。

あらためて日程を相談させていただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

よろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
一般社団法人日本ビジネスメール協会
総務部 山田 太郎(YAMADA Taro)
〒101-0052 東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
電話 03-5577-3210 / メール info@businessmail.or.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp/
アイ・コミュニケーション公式サイト https://www.sc-p.jp/
ビジネスメールの教科書 https://business-mail.jp/
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状況別・体調不良時に送るビジネスメールの文例集

当日休む場合

本日、体調不良のため欠勤させていただきます。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

前日連絡

明日、体調が回復しない場合はお休みをいただく可能性がございます。
本日中の対応は全て完了させております。

復帰連絡

本日より出社いたします。
休養中はご配慮いただき、ありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。

早退・遅刻

本日、午前中より体調不良のため、午後より早退させていただきたく存じます。
ご対応いただけますよう、よろしくお願いいたします。

体調不良で送信したメールに返信が来たときの適切な対応とは

上司・同僚から気遣いの返信が来たら

ご配慮ありがとうございます。
ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、早く回復できるよう努めます。

取引先からの返信があった場合

ご対応いただきありがとうございます。
体調が回復次第、あらためて日程を相談させていただきます。

返信がない場合

急ぎの業務がある場合は、念のため電話や他の連絡手段で確認を入れると丁寧です。

体調不良時に送るビジネスメールのよくある失敗例

NGパターン 改善方法
理由が曖昧 症状や受診予定を簡潔に説明しましょう
長文・感情的 冷静に必要な情報のみを伝えましょう
フランクすぎる表現 敬語を使いましょう
謝罪や感謝がない 最後に必ず謝罪や感謝を表す一文を添えましょう

まとめ:体調不良でも信頼を守るビジネスメールを

体調を崩したときにこそ「社会人としての品格」が試されます。欠勤の事実よりも「どう伝えたか」「どれだけ配慮したか」が、周囲からの評価につながります。

どんな状況でも丁寧で誠実な対応を心がければ、信頼は損なわれるどころか、逆に強まることもあります。焦らず、正しく、感じよく伝える。それが、信頼される社会人への第一歩です。

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体調を気遣うビジネスメールの書き方・例文・注意点を解説 https://business-mail.jp/mail-writing/11834 Fri, 08 Aug 2025 02:41:21 +0000 https://business-mail.jp/?post_type=mail-writing&p=11834 はじめに 「体調を崩されたと聞いて心配だけど、どうメールを送ったらよいか分からない」── そう感じた経験はありませんか?ビジネスの場でも、相手の体調を気遣うメールは、信頼関係を築く上で大切なコミュニケーションのひとつです […]

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はじめに

「体調を崩されたと聞いて心配だけど、どうメールを送ったらよいか分からない」──

そう感じた経験はありませんか?ビジネスの場でも、相手の体調を気遣うメールは、信頼関係を築く上で大切なコミュニケーションのひとつです。この記事では、体調を気遣うメールの基本から、シーン別の例文、避けたいNG表現までを丁寧に解説します。

目次

  1. ビジネスシーンにおける体調を気遣うメールの役割と重要性
  2. 体調を気遣うビジネスメールを書くときの基本マナーと注意点
  3. 体調を気遣うメールの基本構成と書き方のポイント
  4. シーン別|体調を気遣うビジネスメールの例文集
  5. 体調を気遣うメールに使える丁寧で好印象な言い換え表現集
  6. 体調を気遣うメールを受け取ったときの返信マナーと例文
  7. ビジネスで失敗しない!体調を気遣うメールのNG表現と避けたい例
  8. まとめ|相手に寄り添う体調を気遣うメールで信頼関係を築きましょう

ビジネスシーンにおける体調を気遣うメールの役割と重要性

ビジネスシーンで「体調を気遣うメール」の役割について

ビジネスとはいえ、相手も自分と同じ人間です。「体調を気遣うメール」は、相手に対する配慮や思いやりを示す重要な役割を担います。

特に昨今は、在宅勤務や非対面でのやりとりが増え、相手の状況を直接知ることが難しくなっています。そうした中で、体調を気遣う一文があるだけで「この人は人間的に信頼できる」と感じてもらえ、メール本来の目的以上の価値を生み出すことができます。

気遣いメールが印象に与える影響とは?

ビジネスメールは、ときに事務的で冷たい印象を与えることもあります。しかし、体調を気遣う内容が入っていることで、相手に「この人は気にかけてくれている」「思いやりのある人だ」と良い印象を与えることができます。

また、相手の立場や状況に合わせた配慮が文面に見られると、その人の人柄や仕事に対する姿勢までもが伝わるものです。こうした細やかな気遣いは、社内での評価にもつながりますし、取引先からの信頼を得る一因にもなり得ます。

送るべきタイミングと適切な距離感のとり方とは

体調を気遣うメールは「いつ送るか」がとても重要です。相手が体調不良で休んでいるときにすぐ連絡をすると、かえって負担になることもあるかもしれません。

逆に、時間が経ちすぎてしまうと、気遣いの気持ちが伝わりづらくなることもあるため、送るタイミングには注意が必要です。

また、相手との関係性に応じた「距離感」も大切です。親しい間柄であれば柔らかい言葉で問題ありませんが、目上の方や大切な取引先には過度に踏み込まず、控えめで礼儀正しい表現を心がけましょう。

例えば「ご無理なさらず、まずは静養に専念なさってください」など、返信を促さない一方向の見舞いとするのが基本です。

体調を気遣うビジネスメールを書くときの基本マナーと注意点

目上や取引先に送る際の敬語・文体のマナーについて

目上や取引先に対しては適切な距離感が求められます。例えば「お体、大丈夫ですか?」のような親しい言い回しではなく、「ご体調を崩されたと伺い、案じております」といった控えめで丁寧な言葉を選ぶことが求められます。

また、文末に「お大事になさってくださいませ」「ご無理なさらずご静養くださいませ」など、軟らかく配慮のある表現を添えると、印象が大きく変わります。

曖昧な表現・忌み言葉を避ける配慮を心がけましょう

相手が体調を崩している状況において不適切な表現を使うと、無神経に感じられてしまうことがあります。

「~だそうですね」「~のようですね」といった曖昧な伝聞表現は、不確かな情報に基づいた印象を与え、相手の不安をあおる恐れがあります。事実が不明な場合は「ご体調を崩されたとお聞きし」といった表現にとどめ、深入りしすぎないよう注意しましょう。

また「倒れる」「死ぬ」「終わる」といった忌み言葉や、不吉な印象を与える語句も避けるべきです。

無理に踏み込まない「相手主体」の表現の工夫をしましょう

体調を崩している方にメールを送る際、「何があったのですか?」「どこが悪いのですか?」といった問いかけは、たとえ善意であっても、相手の負担になりかねません。

大切なのは、相手のペースや気持ちを尊重することです。こちらから踏み込むのではなく、あくまでも「あなたのことを案じています」「お大事に」という気持ちを静かに伝える表現が適切です。

そのためにできる工夫として、「どうぞご無理なさらず、ご自愛くださいませ」など、相手に返答を求めない完結型の表現があります。メールは受け取った相手の心にどう響くかを常に意識し、過剰な気遣いや情報収集にならないよう注意しましょう。

体調を気遣うメールの基本構成と書き方のポイント

件名のつけ方:シンプルかつ配慮のある表現例

件名は端的で、相手がメールの趣旨をひと目で理解できるようにしましょう。具体的な例をご紹介していきます。

体調を気遣う件名の例

  • ご体調を案じてご連絡いたしました
  • お加減についてお見舞い申し上げます
  • ご体調を崩されたと伺いご連絡申し上げます

冒頭の挨拶文:状況に応じた書き出し例

相手の状況に応じた丁寧な書き出しで始めましょう。具体的な例をご紹介していきます。

体調を気遣う書き出しの例

  • いつも大変お世話になっております。〇〇様が体調を崩されたと伺い、心より案じております。
  • ご体調を崩されたとお聞きし、大変驚いております。突然のご連絡、失礼いたします。
  • お加減がすぐれないと伺い、心より案じております。取り急ぎお見舞いを申し上げたくご連絡いたしました。

本文の構成:見舞い+フォロー+結びの言葉の流れ

本文は「見舞いの言葉 → 業務に対するフォロー → 結びの言葉」の流れで構成するのが基本です。用件がある場合も、見舞いの気持ちが主であることを明確にしましょう。具体的な例をご紹介していきます。

体調を気遣うフォロー文の例

  • まずはお体の回復に専念なさってくださいませ。業務に関しましては、くれぐれもご無理のない範囲でご対応いただければ幸いです。
  • まずはご静養を最優先に、ゆっくりとお休みになってください。必要なことがあれば、遠慮なくご連絡いただければと存じます。
  • ご体調が整われるまで、私どもで対応できる範囲は引き続き調整いたしますので、どうぞご安心ください。

文末の締め方:「ご自愛ください」など適切な締め言葉の使い分け

結びの言葉は、相手の回復と安寧を願う言葉で締めくくります。表現の硬さや親しみやすさは、相手との関係性に応じて調整しましょう。

体調を気遣う文末の締め方の例(フォーマル・目上向け)

  • どうぞご自愛の上、ご静養なさってくださいませ。
  • 一日も早いご快復を心よりお祈り申し上げます。

体調を気遣う文末の締め方の例(同僚・部下などへの柔らかい表現)

  • くれぐれも無理をせず、しっかり休んでくださいね。
  • お大事に。元気になったら、またお話しできるのを楽しみにしています。

シーン別|体調を気遣うビジネスメールの例文集

体調を気遣うビジネスメールの例文を、シーン別に紹介します。

上司や目上の方が体調不良のときの例文

  • ご体調を崩されたと伺い、大変驚いております。
  • ご静養中と存じますが、どうぞご無理のなきようお過ごしください。
  • 何かございましたら、遠慮なくお申し付けくださいませ。
  • 業務につきましては、ご復帰後にご確認いただければ結構です。

同僚・部下・後輩への気遣いメールの例文

  • 無理せず、しっかり休んでくださいね。
  • こちらのことは心配せず、今は体を第一にしてください。
  • 困ったことがあれば、いつでも連絡してください。
  • 必要であればフォローしますので、遠慮なくどうぞ。

取引先・顧客への体調を気遣うビジネスメール例文

  • ご体調がすぐれないと伺い、心よりお見舞い申し上げます。
  • ご療養中と伺っておりますので、まずはゆっくりお休みください。
  • ご対応は回復されてからで結構です。どうぞご安心ください。
  • ご快復を、一同心よりお祈りしております。

家族の体調を気遣うメール(第三者への配慮)例文

  • ご家族の体調不良とのこと、さぞご心配のことと存じます。
  • お忙しい中での看病、大変かと存じます。くれぐれもご自愛くださいませ。
  • ご家族の一日も早いご快復をお祈り申し上げます。
  • 業務面の調整もいたします。遠慮なくお申し付けください。

季節別(冬/夏/季節の変わり目)の気遣い例文

冬の気遣い例文

  • 寒さが厳しい折、ご体調にはくれぐれもお気をつけください。
  • 冷え込みが続いておりますので、どうぞ暖かくしてお過ごしください。

夏の気遣い例文

  • 暑さが厳しい中、体調を崩されたとのこと、さぞおつらいこととお察し申し上げます。
  • 暑い日が続きますが、ご自宅でのご静養が少しでも快適なものとなりますよう、心よりお祈りいたします。

季節の変わり目の気遣い例文

  • 朝晩の寒暖差が激しい中でのご療養、大変かとお察し申し上げます。
  • 季節の変わり目でご負担が多いことと存じます。

体調を気遣うメールに使える丁寧で好印象な言い換え表現集

体調を気遣うメールに使える「丁寧で好印象な言い換え表現」を紹介します。

「ご自愛ください」「お大事になさってください」などの敬語例

  • ご体調が一日も早く回復されますよう、心よりお祈り申し上げます。
  • くれぐれもお体を大切になさってください。
  • ご無理のないよう、まずはご快復を最優先にお考えください。

「体調にお気をつけください」など柔らかい表現例

  • 少しでもお身体が楽になりますように、どうぞお休みください。
  • 暖かくして、ゆっくりお過ごしくださいね。
  • ご負担にならないよう、ゆっくりとご静養ください。

カジュアルとビジネスのバランスを取った言葉選びの例

  • 体調のこと、ご自分のペースでゆっくり整えていってください。
  • 必要なことがあれば、遠慮なくお知らせください。
  • 今は回復を最優先に、心穏やかにお過ごしください。

相手との関係性による文体・言い回しの変え方の例

目上・社外向け

  • ご不調とのこと、さぞご心労のことと拝察いたします。
  • ご体調を崩されたと伺い、心よりお見舞い申し上げます。

同僚・社内向け(やや親しみを込めて)

  • つらい時期かと思いますが、無理せずゆっくり休んでください。
  • 何かあればすぐ言ってくださいね。こちらで対応します!

体調を気遣うメールを受け取ったときの返信マナーと例文

体調を崩しているときに届く気遣いのメールは、ありがたく、気持ちが和らぐものです。とはいえ、体調が万全でない中での返信には、タイミングや言葉選びに迷うこともあるでしょう。

体調を気遣うメールを受け取った際の返信マナーや、シーン別の返信例を紹介します。

上司・目上からのメールへの返信例

  • このたびはご丁寧なお見舞いのお言葉をいただき、誠にありがとうございました。いただいたお言葉に大変励まされました。
  • 体調は少しずつ快方に向かっており、復帰に向けて無理のないよう過ごしております。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

同僚や部下へのお礼返信メール例

  • お気遣いありがとう。ゆっくり休んで、しっかり回復してから戻ります。
  • 業務面ではいろいろとご迷惑をおかけしますが、引き続きよろしくお願いします。

「返信不要」の表記がある場合の対応方法

たとえ「返信不要」と書かれていても、返信でお礼を伝えると丁寧です。ただし、相手の意図を汲み、簡潔に済ませるのがマナーです。

「返信不要」の表記がある場合の文例

  • お気遣いいただきありがとうございました。返信は不要とのことでしたが、お心遣いに感謝申し上げます。
  • お言葉に甘えて、しばらく静養に専念いたします。

感謝+配慮を伝える返信文例と注意点

体調への配慮に対する感謝とともに、「現在の状況」「今後の方針」などを簡潔に伝えると、相手を安心させられます。

感謝+配慮を伝える返信の文例

  • このたびは温かいお見舞いのお言葉をありがとうございました。現在は少しずつ体調が回復に向かっているところです。
  • 焦らず、しっかり静養した上で復帰したいと考えております。今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

ビジネスで失敗しない!体調を気遣うメールのNG表現と避けたい例

体調を気遣うメールは、相手への思いやりを伝える大切な手段ですが、言葉選びを誤ると、かえって失礼な印象を与えてしまうこともあります。うっかり使ってしまいがちなNG表現を紹介します。

「お身体をご自愛ください」のような重複表現

「ご自愛ください」には「身体に気をつけてください」という意味を含んでいるため、全体として意味が重複してしまいます。

重複表現のNG例

  • ご無理のないよう、お身体をご自愛ください。

重複表現の言い換え例

  • ご無理のないよう、ご自愛ください。

回復を急がせるような表現やプレッシャーを与える文言

「早く戻ってきてください」などの言葉は、善意のつもりでも、相手に無理をさせる印象を与えることがあります。

回復を急がせるような表現やプレッシャーを与えるNG例

  • 早く元気になって、戻ってきてください。

回復に向けたプレッシャーを与えないための言い換え例

  • まずはご静養に専念なさってください。
  • ご快復を心よりお祈り申し上げます。

状況にそぐわないユーモアや馴れ馴れしい言い回し

体調不良はデリケートな状況です。冗談や軽口のつもりが、不快感を与える可能性があります。

不快感を与える可能性があるNG例

  • ちゃんと働かないとサボってると思われますよ(笑)
  • 寝てばかりで退屈でしょう?

社外の人に使ってはいけない内輪的フレーズ例

社外の方に対して社内用語や略語、フランクな表現を使うと、ビジネスマナーを欠いている印象を与えることがあります。

社外の人に使ってはいけないNG例

  • あの案件はリスケしておきますので、ご安心ください。

まとめ|相手に寄り添う体調を気遣うメールで信頼関係を築きましょう

相手を思いやる気持ちが伝わるメールの書き方とは

体調を気遣うメールは、単なるビジネスマナーにとどまらず、相手への思いやりを形にする大切な手段です。

相手の立場や状況に配慮した言葉を選ぶことで、「業務のための連絡」から一歩進んだ信頼関係を築くことができます。文章の端々に、相手を気づかう姿勢をにじませることが、何よりの誠意といえるでしょう。

ビジネスメールだからこそ必要な距離感と配慮を

たとえ気遣いや親しみを込める意図だとしても、ビジネスメールでは適切な距離感を保つことが求められます。馴れ馴れしくなりすぎず、かといって冷たくもならない、バランスの取れた言葉遣いが理想です。

詮索したりや返信を求めたりするような言い回しを避け、相手に安心して読んでもらえる文章を心がけましょう。

具体例を参考に、自分らしい「心遣い」を添えた文章を心がけましょう

この記事で紹介した例文やフレーズは、あくまでも参考のひとつです。実際にメールを書くときには、相手との関係性や状況に応じて、自分なりの言葉に置き換えて使うことが大切です。

定型文に頼るのではなく、あなた自身の心遣いが伝わる言葉を添えることで、より温かみのあるコミュニケーションが生まれるでしょう。

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メールの件名の書き方・相手や状況別の注意点を専門家が解説 https://business-mail.jp/mail-writing/11194 Sun, 05 Apr 2020 22:41:41 +0000 https://business-mail.jp/?post_type=mail-writing&p=11194 目次 メールの件名の正しい書き方とは?ビジネスシーンで失敗しない基本と心構え なぜ件名がメールの第一印象を決める? 件名に必要な3要素「用件・相手視点・簡潔さ」 件名で避けるべきNG表現と誤解されるリスク 「Re:」「F […]

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目次

  1. メールの件名の正しい書き方とは?ビジネスシーンで失敗しない基本と心構え
  2. なぜ件名がメールの第一印象を決める?
  3. 件名に必要な3要素「用件・相手視点・簡潔さ」
  4. 件名で避けるべきNG表現と誤解されるリスク
  5. 「Re:」「Fw:」の正しい使い方と注意点
  6. 件名で伝える優先度・緊急性の工夫とは?
  7. ビジネスシーン別・相手別で変えるべきメール件名の書き方
  8. 社外向け:取引先や顧客への件名の注意点
  9. 目上の相手(上司・教授など)への送るメールの件名のマナーについて
  10. 目的別・ビジネスメールに適した件名の例
  11. 件名は「目的+相手の行動」を明確にする意識で付けましょう
  12. 件名に名前は入れるべき?自分・相手の名前の使い方と注意点
  13. 相手の名前を件名に入れる際の注意点
  14. 件名作成におけるNG例と改善ポイント
  15. 件名でメールの信頼度と印象を向上させるコツ
  16. ビジネスメールの件名でよくある質問

メールの件名の正しい書き方とは?ビジネスシーンで失敗しない基本と心構え

ビジネスにおいて、メールの「件名」は単なる飾りではありません。メールの件名は、受信トレイにずらりと並ぶたくさんのメールの中から、自分のメールを見つけてもらい、開いてもらうための最初の関門です。

せっかく丁寧に書いたメールの文章も、開封されなければ、それが相手に伝わることはありません。つまり件名は「読まれるかどうか」を左右する決定的な要素なのです。

ところが、件名作成のルールは明確に教わる機会が少なく、「何となく書いている」という人も少なくありません。

メールの件名は、少しの工夫で相手に好印象を与えたり、返信率を高めたりすることができるものです。メールの件名にこだわることは、ビジネスパーソンとしての信頼構築につながります。

この記事では、その工夫を具体例を交えてまとめて紹介します。

なぜ件名がメールの第一印象を決める?

メールソフトの受信トレイに表示されるのは、主に送信者名と件名です。このわずかな情報だけで、相手は「読むべきか」「後回しにするか」を瞬時に判断しています。

そのため、件名が曖昧であったり、意図が伝わらなかったりすると、内容を読んでもらえない可能性が高くなります。

中には「こんにちは」や「ご連絡です」といった曖昧な件名も見受けられますが、これでは開封意欲を削ぐだけでなく、重要な情報が埋もれてしまうリスクもあります。

件名に必要な3要素「用件・相手視点・簡潔さ」

件名に必要な要素は、次の三つです。

1.用件が明確であること

「○○のご相談」「××資料のご送付」など、何についてのメールかがひと目で分かるようにします。用件が明確であれば、相手は安心して開封できます。

2.相手の立場で考える

「返信をお願いしたい」「確認してほしい」など、相手に望むアクションを明確にした件名が理想です。

  • 【お願い】○○の確認
  • ○○確認のお願い

などの形式が有効です。

3.簡潔にまとめる

文字数は30文字程度が目安です。スマートフォンなど特定の環境の画面表示では、長すぎると件名が途中で切れてしまい、要点が伝わらなくなることがあります。

件名で避けるべきNG表現と誤解されるリスク

件名の中で避けるべき代表的なNG表現には、「こんにちは」「お世話になっております」などの挨拶のみのものがあります。

また、【至急】や【重要】などの煽り表現を頻繁に使うと、相手からの信用を失う原因になります。本当に緊急であれば、まずは電話での連絡が優先されるべきでしょう。

「Re:」「Fw:」の正しい使い方と注意点

「Re:」や「Fw:」はそれぞれ返信や転送を示すもので、多くのメールソフトで元のメールの件名の前に自動的に追加されます。「Re:」や「Fw:」が付いていることで、相手に返信や転送であることが伝わるため、便利であり、そのまま送っても失礼には当たりません。

一方で、内容が変わったときには、それに合わせて件名も書き換えるのがマナーです。やりとりが長く続く場合は、「Re: ○○」のままではなく、「【再確認】○○について」など、新たな目的が伝わる件名に変更するようにしましょう。

件名で伝える優先度・緊急性の工夫とは?

【至急】や【重要】などの表現の代わりに、次のような工夫で優先度や緊急性を伝えることができます。

緊急性や期限を具体的に示しましょう

「【ご確認・9/25まで】○○資料について」「【9/25まで】○○資料確認のお願い」のように、期限や優先度を明記すると相手の判断や対応も早まります。

ビジネスシーン別・相手別で変えるべきメール件名の書き方

社内向け:同僚・上司へのメール件名の書き方

日程調整・打ち合わせの連絡をする際の件名例

社内での日程調整や打ち合わせに関するメールは、相手にすぐに目的が伝わる件名が重要です。例えば、以下のように件名を見るだけで何の話かが分かる構成にするのが基本です。

  • 【日程調整】営業戦略ミーティングの候補日
  • 【打ち合わせ】来週のプロジェクト会議について

会議の名称や日付など、具体的な情報を含めるとさらに親切です。

「来週」などの曖昧な表現ではなく「9/25(月)」のように日付を明記すれば、相手のカレンダー確認もスムーズになります。

確認依頼・資料送付のポイント

確認依頼や資料送付のメールでは、【ご確認】【資料送付】といったキーワードを先頭に置くことで、受信者の対応行動が明確になります。例えば、以下のような件名が適しています。

  • 【ご確認】今月の予算見積について
  • 【資料送付】セミナー用スライドのドラフト

資料を添付する場合には、「添付あり」や「資料名」を明記すると、ファイルの見落としも防げます。件名だけで必要な行動が伝わるよう、簡潔かつ具体的に記載することを意識しましょう。

社外向け:取引先や顧客への件名の注意点

初めての連絡は警戒心を与えない工夫をしましょう

初めて連絡を取る相手に対しては、警戒心を与えない件名が求められます。案内やお知らせ、提案や相談、依頼など「何をしたいメールか」を明確に伝えるのがポイントです。

例えば、以下のように「どんな内容なのか」を端的に伝えつつ、柔らかいニュアンスを意識して、相手に安心感を与えます。

  • ○○に関するご案内
  • ○○についてのお知らせ
  • ○○のご紹介

一見して営業メールと思われないよう、誠実さや礼儀が伝わるような語調や表現を選ぶことが、信頼構築への第一歩となります。

感謝・謝罪・依頼をする際はトーンの使い分けがポイント

社外メールでは、特に「言葉のトーン」が重要になります。例えば、依頼の件名であっても丁寧な表現を選ぶようにします。

  • 【ご依頼】○○のご対応について
  • ○○ご協力のお願い

謝罪のメールでは、件名の段階で誠意が伝わるような言葉を選ぶことで、信頼回復につながります。

  • 【お詫び】納品遅れに関するご報告

また、感謝の気持ちを表す場合は、具体的に何に対する感謝なのかを明示すると、より丁寧な印象になります。

  • 先日のご面談の御礼

目上の相手(上司・教授など)への送るメールの件名のマナーについて

目上の相手へ配慮が伝わる言葉選びのコツ

上司や教授といった目上の相手には、件名にも丁寧さと慎重さが求められます。特に、命令口調や曖昧すぎる表現は避けるべきです。

件名の冒頭には【お願い】【ご相談】【ご確認】といった丁寧な言葉を使うとよいでしょう。

  • 【お願い】面談日程の調整について
  • 【ご相談】レポートの進め方に関するご意見のお願い

また、断定的な言い回しではなく、柔らかいトーンを心がけると印象がよくなります。

  • ~について確認のお願い
  • ~の件でご相談

目的別・ビジネスメールに適した件名の例

ビジネスメールでは、伝えたい目的に応じて件名を使い分けることが重要です。同じ「連絡」でも、お願いなのか、確認なのか、感謝なのかによって、件名の表現は大きく変わります。

ここでは、代表的なメールの目的に応じた件名の具体例を提示し、それぞれのポイントを解説していきます。

お願い・依頼メールの件名の例と書き方の例

  • ○○ご協力のお願い
  • 【依頼】○○のご対応について

目的別・ビジネスメールに適した件名のポイント

「お願い」「依頼」といったキーワードを件名に入れることで、相手は「何か対応が必要なメールだ」と即座に判断できます。

さらに、具体的な内容(例:○○の対応)を入れることで、優先順位の判断がしやすくなります。件名だけで「自分に求められている行動」が分かる構成にするのが、依頼メールの基本です。

なお、強制的な表現や命令形は避け、丁寧さと配慮を込めることが信頼関係につながります。

お礼メールの件名の例

  • ○○ご対応の御礼

お礼メールの件名のポイント

「御礼」と明示することで、感謝の意図が明確に伝わります。これは件名を見た瞬間に、相手に好意的な印象を与える効果があります。

特に、商談や面談などで時間を割いてもらった場合には、「何に対するお礼か」を簡潔に記載すると、誠意が伝わりやすくなります。

またお礼メールでは、件名と本文の内容を一致させることが重要です。本文で感謝を述べているのに件名が「ご連絡」となっていては、内容とのギャップで印象が下がる恐れがあります。

確認メールの件名の例

  • 【ご確認】○○資料の内容について

確認メールの件名のポイント

「ご確認」という言葉が先頭にあることで、相手が「確認すべき資料がある」と判断しやすくなります。

さらに、「何の資料か」を明記することで、件名を見ただけで内容の想像がつくようになります。例えば、打ち合わせ資料、企画案、契約書など、具体的な文書名を入れることで、メールをスルーされにくくなります。

相手にアクションを促す目的がある場合は、件名でそれを明示することが大切です。

日程調整・会議の件名の例

  • 【日程調整】○○打ち合わせの件

日程調整・会議の件名のポイント

「日程調整」という言葉を入れることで、メールの目的が「スケジュール調整」であると即時に伝わります。特にビジネスの現場では、複数の会議や予定を並行して管理していることが多いため、件名だけで区別がつくようにする工夫が必要です。

また、「○○打ち合わせ」という言い回しで会議の主題を添えることで、他の会議と混同されることを防げます。日時の候補を本文に書く前提で、件名では要件を簡潔に示しましょう。

資料・添付ファイルがあるメールの件名の例

  • 【資料送付】○○セミナーのご案内資料

資料・添付ファイルがあるメールを送信する際の件名のポイント

添付ファイルがあることを明示する件名は、ビジネスにおいて非常に実用的です。相手がファイルの受け取りを前提としている場合、メールの見落としや添付漏れの確認にもつながります。資料の名称を具体的に記すことで、後で検索しやすくなるという副次的効果もあります。

特に、資料を複数回送る場面では、「第2版」「修正版」などの表記を加えることで混乱を防ぐことができます。

欠席・謝罪のメール件名の例

  • 【お詫び】本日の会議欠席のご連絡

欠席・謝罪のメール件名のポイント

「お詫び」の言葉を件名に入れることで、謝罪の気持ちが件名の段階で伝わり、相手に誠意が伝わります。特に欠席やキャンセルなど、迷惑をかける可能性がある内容では、このような配慮が非常に重要です。

また、「何についての欠席か」「いつのことか」も明記することで、情報の整理がしやすくなります。曖昧な件名では、誠実さが伝わりにくくなるため、注意が必要です。

件名は「目的+相手の行動」を明確にする意識で付けましょう

紹介した具体例のように、目的に応じてキーワードを先頭に置き、必要な情報を簡潔に付け加えることで、相手がメールを開封する理由や行動指針が明確になります。

「何のメールか」「自分が何をすべきか」が件名の段階で分かれば、相手にとって親切で、返信率の向上にもつながります。メールの件名は小さな工夫で大きな成果を生む、ビジネスにおける重要なツールなのです。

件名に名前は入れるべき?自分・相手の名前の使い方と注意点

件名は送信者名(差出人)とセットで考える

メールソフトでは送信者名と件名が並んで表示されるため、送信者名に自分の名前がきちんと表示されていれば、件名にあらためて名前を入れる必要はありません。ただし、次のような場合は件名にも名前を加えると効果的です。

  • 送信者名に自分の名前が表示されない場合
  • 初回の連絡や自己紹介を兼ねて、相手に自分の名前を覚えてもらいたい場合

例えば以下のように記載すると、受け取った相手が「誰からの連絡か」を一目で把握できます。

  • □□のご提案(○○株式会社 △△)

一方で、毎回名前を入れてしまうとくどく感じられたり、件名が冗長になる可能性もあります。社内の同僚など、すでに関係性が築けている相手に対しては、省略しても問題ないケースも多いでしょう。

相手の名前を件名に入れる際の注意点

相手の名前を件名に含めると、「これはあなたへの個別対応です」と伝える効果があります。例えば、次のようにすると受信者が自分宛の重要なメールだと認識しやすくなります。

  • ○○様宛:納品スケジュールのご確認

ただし、むやみに多用するとわざとらしい印象を与える可能性もあります。また、名前の誤記などがあると信頼を損なうため、正確に記載することが大前提です。

名前を活用すべき場面とは?

就職活動や大学の教授への連絡、商談前の初回接触など、相手が自分のことをまだ認識していない状況では、名前を件名に入れる価値があります。

あくまで「自己紹介の一環」として、件名にも情報を載せておくことで、開封率や記憶定着率が高まります。

件名作成におけるNG例と改善ポイント

件名が曖昧すぎる・長すぎる場合の失敗例

「ご連絡です」や「お世話になっております」など、件名だけで内容が全く判断できないものはNGです。

また、逆に「○○の件に関して、~~についてお知らせとご確認をお願いしたい件」など、冗長すぎて一目で伝わらない件名も避けるべきです。画面上で途中が切れてしまうため、30文字前後に収めるのが理想です。

受信者がスルーしてしまう件名とは?

受信者が開封せずスルーする原因の一つは、件名が「他人事」に見えることです。「重要なお知らせ」や「急ぎのご連絡」などは、相手にとって関係ないように感じられる場合があります。

「○○様へのご連絡」「○○に関するご確認」など、相手と自分の接点が分かるような表現を入れると、開封率が上がります。

開封率を高めるための書き換えテクニック

途中で話題が変わった場合や返信のやり取りが長く続いている場合には、「Re: ○○」のままではなく、目的を再設定して件名を変更しましょう。

たとえば、「【再送】○○の件について再度ご確認のお願い」など、新しい目的が分かる件名に変えることで、埋もれたメールにも再注目してもらえる可能性が高まります。

件名でメールの信頼度と印象を向上させるコツ

メール件名に「信用」と「配慮」を込める方法

信頼感を与える件名とは、「簡潔・具体的・丁寧」の3拍子が揃っているものです。【お願い】【御礼】【ご確認】などのキーワードを効果的に使い、かつ過剰な装飾や誇張を避けることで、落ち着いた印象を与えます。

また、相手に行動を求める場合には、「いつまでに」「何をしてほしいか」が自然に伝わる表現を使うことが好印象につながります。

件名と本文・署名との一貫性を保つ重要性とは

メールの中身と件名が一致していないと、「適当な印象」を与えてしまいます。例えば件名に「お礼」と書いてあるのに本文が確認依頼だった場合、信頼を損なうことにもつながります。

署名の肩書きや企業情報と件名に差がありすぎるのも不自然です。一貫性を持たせることで、メール全体としての完成度と信頼性が高まります。

迷惑メールに見られないための注意点について

件名に「★」「!」などの記号を多用すると、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性があります。

また、曖昧な件名や誤字のある件名もフィルタの対象となりやすいので要注意です。送信者名が個人名だけで会社名が分からない場合もスパム判定を受けやすくなります。

特に初回メールでは、件名も含めた「信頼されるフォーマット」を心がけましょう。

ビジネスメールの件名でよくある質問

件名に【】や★などの記号は使っていい?

【】は情報を整理して視認性を高める効果があるため、適切に使えば非常に有効です。例えば「【ご確認】○○の件」のように、目的を明示することで読み手の負担を減らせます。

一方で、「★」「!」などの記号はスパム判定や軽い印象を与えるリスクがあるため、特別な事情がない限り避けるのが無難です。

メール件名が適切だとどんな影響がある?

開封率・返信率が上がるのはもちろん、相手の記憶に残りやすくなり、やりとりの効率が上がります。また、プロジェクト管理や過去メールの検索などでも、わかりやすい件名は非常に役立ちます。

良い件名は、単なる「入口」ではなく、その後のコミュニケーションを円滑に進めるための「ナビゲーション」として機能します。

件名の書き換えが必要なタイミングは?

次のようなタイミングで、件名の書き換えを検討しましょう。

  • 話題が変わった(例:日程調整 → 資料送付)
  • 長いやりとりで「Re:」が何度も重なっている
  • 相手から返信をもらえない(再注目させるため)
  • 添付ファイルを加えた

件名の変更はマナー違反ではなく、むしろ相手への配慮と考えるべきです。メールの目的が変わったら、件名も変えるのがスマートな対応です。

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ビジネスメールはテンプレートの活用でスピードアップ https://business-mail.jp/mail-writing/10756 Tue, 12 Feb 2019 00:31:14 +0000 http://18.179.137.84/?post_type=writing&p=10756 テンプレート化しやすいメールとは? 同じようなメールを何度も書いていると感じたことはありませんか?もし毎月繰り返しに送っているメールがあったら、その原稿をテンプレート(雛形)として保管しておきましょう。 テンプレート化し […]

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テンプレート化しやすいメールとは?

同じようなメールを何度も書いていると感じたことはありませんか?もし毎月繰り返しに送っているメールがあったら、その原稿をテンプレート(雛形)として保管しておきましょう。
テンプレート化しやすいメールは次のようなものが考えられます。

このように例を挙げるとキリがないくらいテンプレートにしたほうが良いメールはあります。テンプレートを使うことによって、圧倒的な時間短縮がはかれます。

また、事前に書く内容が決まっているので、連絡漏れ・質問漏れ・報告漏れを防ぐことができます。

また、忙しい時でも一定以上の品質のメールとなるため、相手の印象もよいでしょう。

ビジネスメールのテンプレートに関連した記事

テンプレートでやってはいけないこと

テンプレートを有効活用するためにも守ってほしいことが3つあります。

過去のメールを探して作成しない

過去のメールを探し出して書き直すことは一見効率が良いように見えます。

しかし、メールを探すのにかかっている時間を考えてみてください。実は一から書いたほうが早いということもよくあるのです。テンプレートを保管する場合は、メモ帳などのテキストエディタで作成・保管するようにしてください。

送信メールの上書き保存

メモ帳でテンプレートを作った場合、そのままメモ帳を開いてメールを書き、間違ってそのまま上書きしてしまうことがあります。

それを避けるためにもプロパティを開き「読み取り専用」にチェックを入れ、上書きできないようにしましょう。

完全な使い回し

テンプレートを利用する際は、アレンジをするように心がけてください。

毎回同じテンプレートを使っていると最初は丁寧な印象を与えるかもしれませが、相手もテンプレートだと気づいてしまうと流れ作業のように扱われていると思うことがあります。テンプレートを使う場合でも、冒頭や最後の挨拶を変えたり、近況を盛り込むことによって新鮮なメールのように見せることができます。

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Gmailを活用してスピードアップ https://business-mail.jp/mail-writing/10754 Tue, 12 Feb 2019 00:19:39 +0000 http://18.179.137.84/?post_type=writing&p=10754 Gmailをオススメする理由 GmailはGoogleが提供しているメールサービスです。 15GBの保存容量 強力な検索 強力な迷惑メールフィルタリング 利用料は0円 携帯電話、iPhoneとの連携 主な特徴は、以下の通 […]

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Gmailをオススメする理由

GmailはGoogleが提供しているメールサービスです。

  • 15GBの保存容量
  • 強力な検索
  • 強力な迷惑メールフィルタリング
  • 利用料は0円
  • 携帯電話、iPhoneとの連携

主な特徴は、以下の通りです。(2019年2月現在)

特徴

大容量 メールの保存容量は15GB超です。
添付ファイルも大容量 送信可能なメールの上限サイズは本文を含めて25MBです。
ウィルススキャン セキュリティ対策として、実行ファイル(拡張子が.exeなどのファイル)を送受信できないようになっています。

おすすめ機能

検索機能 Googleの検索技術を利用しているので、高速かつ高性能な検索ができます。
下書きの保存 メールを書いているとき、自動的にその下書きが保存されます。
送信取り消し 「送信取り消し機能」を有効にすると、数秒以内であれば送信したメールを取り消すことができます。取り消せる時間は、5秒から30秒の中より選択できます。
ファイル添付忘れ防止 メール本文に「添付」の記載があるのにファイルを添付せず送信ボタンを押すと、「ファイルを添付しましたか?」というアラートが出ます。
speed_03_pic2

なぜGmailで時間短縮ができるのか

人が1年間に探し物をしている時間は、100時間とも150時間とも言われています。この中に、メールを探す時間が多く含まれているでしょう。

通常のメールソフトであれば数万件のメールを探すのに1分以上かかることも珍しくありません。
しかし、Gmailだと数秒で望む検索結果を手に入れることができます。

 

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ビジネスメールは単語登録でスピードアップ https://business-mail.jp/mail-writing/10752 Tue, 12 Feb 2019 00:13:40 +0000 http://18.179.137.84/?post_type=writing&p=10752 ビジネスメールでは、「いつも大変お世話になっております」「今後ともよろしくお願いいたします」といった語句が、必ずといっていいほど登場します。 この2つの文を入力するのに、慣れている人でも、10秒以上の時間がかかることでし […]

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ビジネスメールでは、「いつも大変お世話になっております」「今後ともよろしくお願いいたします」といった語句が、必ずといっていいほど登場します。

この2つの文を入力するのに、慣れている人でも、10秒以上の時間がかかることでしょう。1日に10通のメールを書くとしたら、合計で100秒。
365日で36,500秒。1年で10時間以上になります。
定型的な語句を入力するために、無意識のうちに実に膨大な時間費やしていることがわかります。

この時間を短縮し、もっと他のことに使えるとしたら、業務効率はかなり改善するのではないでしょうか。

単語登録で効率化

メールの得意な人は、定型的な文章を入力する時間を短縮するために、よく使う語句を日本語入力ソフトに登録しています。1度登録してしまえば、あとは頭の何文字かを入力するだけで残りの文章が自動的に表示されます。

登録後も、登録内容の編集や削除ができますので、使い勝手を見ながらカスタマイズしていくと良いでしょう。

効率化しても”こころ”は忘れずに

単語の登録によるメリットは、時間の短縮だけではありません。忙しいからといって、言葉がぞんざいになってしまったり、挨拶やお礼を省いてしまったりすることがなくなります。どんな時も、常に一定のクオリティのメールを送ることができます。

メールできちんとした人間関係を築くためには、挨拶やお礼の言葉を欠かすことはできません。

基本的に、ビジネスのメールでは感情を表現する機会がほとんどありませんから、挨拶やお礼は”こころ”を込めることができる唯一のチャンスといっても過言ではありません。

メールは誤解の生まれやすいツールです。
だから常に、伝え方や伝わり方を考えなくてはいけません。

たった1行で用件は伝わりますが、冷淡な印象を持たれてしまうかもしれません。「ありがとうございます」という一言を書き加えるだけ、でメールの印象はやわらかく、温かなものになります。

効率化も大切ですが、”こころ”を込める工夫だけは置き去りにしたくないですね。

単語登録の例

登録する単語に、@をつけると便利です。@は文章入力時に、使うことがほぼありません。そのため、誤変換等で呼び出される可能性が低いのです。
@をつけた時だけ、単語登録のリストがでてくるので操作がより向上します。

よみ 単語
@あい 株式会社アイ・コミュニケーション
@あり ありがとうございます。
@いつも いつも大変お世話になっております。
@おつ お疲れ様です。平野です。
@こんご 今後ともよろしくお願いいたします。
@さっそく 早速のご連絡ありがとうございます。
@ごぶ ご無沙汰しております。
@けいたい 私の携帯電話の番号は、090-8039-XXXXです。
@っc (CC:弊社 山田)/(CC:弊社 田中)

 

 

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iPhone、iPadでよく使う単語を辞書登録する方法 https://business-mail.jp/mail-writing/10745 Tue, 12 Feb 2019 00:06:24 +0000 http://18.179.137.84/?post_type=writing&p=10745 iPadやiPhoneで文字入力をするとどうしても時間がかかってしまいます。そのため、文章が短くなったり、雑になったりというケースもあるでしょう。 その対策としてiPadやiPhoneには、変換候補が予測表示されるという […]

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iPadやiPhoneで文字入力をするとどうしても時間がかかってしまいます。そのため、文章が短くなったり、雑になったりというケースもあるでしょう。

その対策としてiPadやiPhoneには、変換候補が予測表示されるという便利な機能があります。これによって入力速度は速くなります。しかし、利用頻度が低いものや長文には向いていません。また、「・」(中黒)が入るものや専門用語などの入力で戸惑った経験があるかもしれません。

ここでご紹介する「辞書登録」の機能を使うことで、タップの回数を減らし、長文でも楽に書けるようになります。

iPadでの設定方法

今回の例では、分かりやすいようにiPad画面のキャプチャーを用いながらご説明します。iPhoneでも同様に手順で追加することができます。

設定の中の「一般」をタップします。次に、「キーボード」(赤枠の部分)をタップします。

 


次に、ユーザー辞書(赤枠の部分)をタップします。

 


現在登録されている、辞書登録の一覧が表示されます。
この画面で、それぞれの単語をタップすると編集ができます。

右上の追加ボタン(赤枠の箇所)をタップすると新規の登録ができます。

 


新規登録画面が開いたら、「よみ」と「単語」をそれぞれ設定しましょう。
この例では「よろ」と入力したら「よろしくお願いします。」と表示されるように登録しました。

 


一覧の画面を見ると、登録されていることが分かります。

 

外出時に利用できそうな辞書登録の例

次のような語句を辞書登録しておくと便利です。

よみ 単語
出先のため、手短なメールで失礼いたします。
しゃ 社に戻りましたら、再度メールを送りさせていただきます。
でん お手数ですが、こちらの番号(090-XXXX-XXXX)までご連絡をお願いします。
iPhone、iPadのメール設定に関連する記事

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辞書登録の方法(複数) https://business-mail.jp/mail-writing/10744 Mon, 11 Feb 2019 23:59:54 +0000 http://18.179.137.84/?post_type=writing&p=10744 メモ帳でアップロードする方法をご紹介します。 操作1 テキストで単語登録データを作成 メモ帳で作成します。読み、[Tab]キー、単語を入れて、改行。これを繰り返します。 終わったら保存をします。拡張子は.txtです。(画 […]

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メモ帳でアップロードする方法をご紹介します。

操作1 テキストで単語登録データを作成

メモ帳で作成します。読み、[Tab]キー、単語を入れて、改行。これを繰り返します。
終わったら保存をします。拡張子は.txtです。(画像の例では、output.txtで設定しました)

speed_04_pic5

 

単語登録の例

よみ 単語
@あい 株式会社アイ・コミュニケーション
@あり ありがとうございます。
@いつも いつも大変お世話になっております。
@おつ お疲れ様です。平野です。
@こんご 今後ともよろしくお願いいたします。
@さっそく 早速のご連絡ありがとうございます。
@ごぶ ご無沙汰しております。
@けいたい 私の携帯電話の番号は、090-8039-XXXXです。
@っc (CC:弊社 山田)/(CC:弊社 田中)

 

操作2 道具箱のアイコンをクリック

speed_04_pic1

操作3 辞書ツールをクリック

speed_04_pic6

操作4 単語登録データを読み込ませる

[ツール]→[テキストファイルから登録]→[ファイル選択]から登録ができます。

speed_04_pic7

 

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辞書登録の方法(1件ずつ) https://business-mail.jp/mail-writing/10742 Mon, 11 Feb 2019 23:47:54 +0000 http://18.179.137.84/?post_type=writing&p=10742 このページでは、1件ずつ辞書登録する方法を画像付きで解説しています。 辞書登録の手順1 IMEのオプションを表示します 右クリックでオプションを開きます。 辞書登録の手順2 単語の登録をクリック 辞書登録の手順3 よみ/ […]

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このページでは、1件ずつ辞書登録する方法を画像付きで解説しています。

辞書登録の手順1 IMEのオプションを表示します

右クリックでオプションを開きます。

単語登録(辞書登録)手順 その1

辞書登録の手順2 単語の登録をクリック

単語登録(辞書登録)手順 その2

辞書登録の手順3 よみ/単語をそれぞれ入力

「よみ」に登録したい文字列、「単語」に呼び出したい語句を入力します。
この例の場合は、「いつも」(よみ)を入力し変換を押すと「いつもお世話になっています。」(単語)が表示されます。

単語登録(辞書登録)手順 その3

辞書登録の手順4 登録を押して完了

登録ボタンをクリックすると、設定は完了です。

単語登録(辞書登録)手順 その4

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返信スピードが印象を作る https://business-mail.jp/mail-writing/10620 Tue, 22 Jan 2019 06:48:28 +0000 http://18.179.137.84/?post_type=writing&p=10620 出社したときに100通のメールが届いていたら? 出社してメールを受信したら、100通のメールが届いていました。 このとき、あなたはどのような順番で返信をするでしょうか? 単純に新しいものから返信する。もしくは、古いものか […]

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出社したときに100通のメールが届いていたら?

出社してメールを受信したら、100通のメールが届いていました。
このとき、あなたはどのような順番で返信をするでしょうか?

単純に新しいものから返信する。もしくは、古いものから返信する。
あるいは、優先順位をつけて、どれから返信しようかと熟考するかもしれません。

どれが正しいかというと人それぞれ。きちんと返信ができているなら、問題はありません。

しかし、すべてに返信をするのであれば、できるだけ効果的に取り組みたい。
そう思いませんか?

返信は『先着順』?

では、具体的な事例で解説しましょう。
17時に営業から帰ってきたあなたのメールボックスに次の10通のメールが届いていたとします。

あなたはどんな順番で返信するでしょうか?

07時00分 お気に入りのメルマガ
08時50分 総務部から健康診断の時間調整の連絡
09時25分 お客様から見積りの依頼
10時20分 デザイナーからデザインのチェック依頼
11時30分 広告代理店から依頼していた広告の見積もり
13時45分 映画の試写会の当選通知
14時00分 お客様から先日納品した商品のクレーム
16時45分 お客様から追加発注の連絡
17時00分 同僚から今夜の飲み会のお知らせ

常識的に対応をするなら、お客様→上司→同僚→私用(私用メールを会社で禁止しているところも多いので注意!)
といった順番でしょうか。

少なくとも、クレームの対応を真っ先に行いたいところです。
クレームなど、緊急性が高いものが含まれていない場合には、届いた順に読み、そのまま(つまり着信時間の古いものから)返信をする、という人が多いことでしょう。

いわば先着順の処理です。
古いものから順番に片づけたいという欲求は人間の性質なのかも知れませんね。

でも、よくよく考えてみると、古い順から処理をすることの意味はあまりないのです。

相手の反応をイメージしながら返信を

例えば、最後に届いたメールが5分前に届いたものだとします。
その場ですぐに返信をしたら、相手はどう思うでしょうか?

「5分後に返事が返ってきた!」とびっくりするかもしれません。

この驚きが、場合によっては感動になるケースもあります。

もう1つのパターンを考えてみましょう。

最初に着信したメールが、5時間前に届いたものだとします。
真っ先に返信をしたとしても、送り主にとってみれば5時間後の返信。

それが6時間後になろうとも、7時間後になろうとも、その印象に大きな違いはありません。
着信時間が古い順に返信を書いて、ようやく最後に着信したメールに辿り着くまでに1時間ほどかかることも珍しくありません。

そうなると、最後に着信した送り主にとっては1時間後の返信。
ごく当たり前のスピードです。

1時間かけてメールの処理をしても、誰にも驚きや感動を与えることができないのです。
それではなんだかつまらない、もったいないと思いませんか?

メールボックスはあなたの『お店』

メールの上手い人は常に、返信のタイミング相手の反応を意識しながら返信をしています。

メールも接客のひとつです。
メールボックスはあなたのお店とも言えます。

お店に来てくれた人達をどうもてなすのか?
どうやって喜びや驚きを感じてもらうのか?

それは、店主であるあなたの腕の見せ所です。

返信の仕方には、いろいろな工夫をすることができます。

スピードや文章量だけではありません。その人の仕事のスタイルや、パーソナリティに合った、工夫の仕方があるはずです。

ぜひ、ご自分に合った返信スタイルを作ってみてください。
あなたのお店での立ち振る舞いはあなたが決めればよいのですから。

返事が遅れるとき

メ-ルの返信はスピ-ドが大切ですが、検討するのに時間が必要な場合もあります。

そのような時には、以下のようなフレーズを用い「メ-ルを受け取った」「読みました」ということだけでも、発信者へ返信するようにしたほうがよいでしょう。

メ-ルを拝見しました。○○(いつ)までにお返事します

~~のため(理由)返信が遅くなります

ご回答まで少しお時間頂けますようお願いいたします

経験上、これで多くのトラブルが回避できるようになります。
メールの遅れでトラブルを多く抱えている方は、 まずは、遅れることの連絡を。

これはアポイントに遅れるときでも一緒ですよね。
相手に連絡が行っていたら大きなトラブルにもならないですし、その丁寧さが、信頼関係にも繋がるのです。

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