ビジネスメールの件名に「～ついて」「～の件」と書かない方がいい理由

メールの件名を付けるときに「～ついて」「～の件」と書いていませんか。これはできる限り避けるか、もう一歩工夫をした方が良いでしょう。

例えば、以下のような件名を付けたらどうでしょうか。

このような件名のメールでは、主題が分かりません。開封するまで次のような疑問が浮かびます。

件名が抽象的だと、「何を」が書いてあっても「どうしたい」まで書いてなければ、開封するまで用件は分かりません。用件が分からないまま開封し、読み進めて理解することになります。それは受信者の負担になります。

開封して読んでみたら、たいして重要な用件てもなかった。そうなれば「見なければよかった」「後回しでよかった」「開封しなければ分からないなんて気が利かない人だ」といった印象を持たれる可能性があります。これを避けるためにも、次のように具体的な件名を付けるべきです。

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テンプレート化しやすいメールとは？

同じようなメールを何度も書いていると感じたことはありませんか？もし毎月繰り返しに送っているメールがあったら、その原稿をテンプレート（雛形）として保管しておきましょう。
テンプレート化しやすいメールは次のようなものが考えられます。

このように例を挙げるとキリがないくらいテンプレートにしたほうが良いメールはあります。テンプレートを使うことによって、圧倒的な時間短縮がはかれます。

また、事前に書く内容が決まっているので、連絡漏れ・質問漏れ・報告漏れを防ぐことができます。

また、忙しい時でも一定以上の品質のメールとなるため、相手の印象もよいでしょう。

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GmailはGoogleが提供しているメールサービスです。

主な特徴は、以下の通りです。（2019年2月現在）

特徴

おすすめ機能

検索機能	Googleの検索技術を利用しているので、高速かつ高性能な検索ができます。
下書きの保存	メールを書いているとき、自動的にその下書きが保存されます。
送信取り消し	「送信取り消し機能」を有効にすると、数秒以内であれば送信したメールを取り消すことができます。取り消せる時間は、5秒から30秒の中より選択できます。
ファイル添付忘れ防止	メール本文に「添付」の記載があるのにファイルを添付せず送信ボタンを押すと、「ファイルを添付しましたか？」というアラートが出ます。

なぜGmailで時間短縮ができるのか

人が1年間に探し物をしている時間は、100時間とも150時間とも言われています。この中に、メールを探す時間が多く含まれているでしょう。

通常のメールソフトであれば数万件のメールを探すのに1分以上かかることも珍しくありません。
しかし、Gmailだと数秒で望む検索結果を手に入れることができます。

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この2つの文を入力するのに、慣れている人でも、10秒以上の時間がかかることでしょう。1日に10通のメールを書くとしたら、合計で100秒。
365日で36,500秒。1年で10時間以上になります。
定型的な語句を入力するために、無意識のうちに実に膨大な時間費やしていることがわかります。

この時間を短縮し、もっと他のことに使えるとしたら、業務効率はかなり改善するのではないでしょうか。

単語登録で効率化

メールの得意な人は、定型的な文章を入力する時間を短縮するために、よく使う語句を日本語入力ソフトに登録しています。1度登録してしまえば、あとは頭の何文字かを入力するだけで残りの文章が自動的に表示されます。

登録後も、登録内容の編集や削除ができますので、使い勝手を見ながらカスタマイズしていくと良いでしょう。

効率化しても”こころ”は忘れずに

単語の登録によるメリットは、時間の短縮だけではありません。忙しいからといって、言葉がぞんざいになってしまったり、挨拶やお礼を省いてしまったりすることがなくなります。どんな時も、常に一定のクオリティのメールを送ることができます。

メールできちんとした人間関係を築くためには、挨拶やお礼の言葉を欠かすことはできません。

基本的に、ビジネスのメールでは感情を表現する機会がほとんどありませんから、挨拶やお礼は”こころ”を込めることができる唯一のチャンスといっても過言ではありません。

メールは誤解の生まれやすいツールです。
だから常に、伝え方や伝わり方を考えなくてはいけません。

たった１行で用件は伝わりますが、冷淡な印象を持たれてしまうかもしれません。「ありがとうございます」という一言を書き加えるだけ、でメールの印象はやわらかく、温かなものになります。

効率化も大切ですが、”こころ”を込める工夫だけは置き去りにしたくないですね。

単語登録の例

登録する単語に、＠をつけると便利です。＠は文章入力時に、使うことがほぼありません。そのため、誤変換等で呼び出される可能性が低いのです。
＠をつけた時だけ、単語登録のリストがでてくるので操作がより向上します。

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その対策としてiPadやiPhoneには、変換候補が予測表示されるという便利な機能があります。これによって入力速度は速くなります。しかし、利用頻度が低いものや長文には向いていません。また、「・」（中黒）が入るものや専門用語などの入力で戸惑った経験があるかもしれません。

ここでご紹介する「辞書登録」の機能を使うことで、タップの回数を減らし、長文でも楽に書けるようになります。

iPadでの設定方法

今回の例では、分かりやすいようにiPad画面のキャプチャーを用いながらご説明します。iPhoneでも同様に手順で追加することができます。

設定の中の「一般」をタップします。次に、「キーボード」（赤枠の部分）をタップします。

次に、ユーザー辞書（赤枠の部分）をタップします。

現在登録されている、辞書登録の一覧が表示されます。
この画面で、それぞれの単語をタップすると編集ができます。

右上の追加ボタン（赤枠の箇所）をタップすると新規の登録ができます。

新規登録画面が開いたら、「よみ」と「単語」をそれぞれ設定しましょう。
この例では「よろ」と入力したら「よろしくお願いします。」と表示されるように登録しました。

一覧の画面を見ると、登録されていることが分かります。

外出時に利用できそうな辞書登録の例

次のような語句を辞書登録しておくと便利です。

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操作1 テキストで単語登録データを作成

メモ帳で作成します。読み、[Tab]キー、単語を入れて、改行。これを繰り返します。
終わったら保存をします。拡張子は.txtです。（画像の例では、output.txtで設定しました）

単語登録の例

操作2 道具箱のアイコンをクリック

操作3 辞書ツールをクリック

操作4 単語登録データを読み込ませる

[ツール]→[テキストファイルから登録]→[ファイル選択]から登録ができます。

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辞書登録の手順1 IMEのオプションを表示します

右クリックでオプションを開きます。

辞書登録の手順2 単語の登録をクリック

辞書登録の手順3 よみ/単語をそれぞれ入力

「よみ」に登録したい文字列、「単語」に呼び出したい語句を入力します。
この例の場合は、「いつも」（よみ）を入力し変換を押すと「いつもお世話になっています。」（単語）が表示されます。

辞書登録の手順4 登録を押して完了

登録ボタンをクリックすると、設定は完了です。

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出社してメールを受信したら、100通のメールが届いていました。
このとき、あなたはどのような順番で返信をするでしょうか？

単純に新しいものから返信する。もしくは、古いものから返信する。
あるいは、優先順位をつけて、どれから返信しようかと熟考するかもしれません。

どれが正しいかというと人それぞれ。きちんと返信ができているなら、問題はありません。

しかし、すべてに返信をするのであれば、できるだけ効果的に取り組みたい。
そう思いませんか？

返信は『先着順』？

では、具体的な事例で解説しましょう。
17時に営業から帰ってきたあなたのメールボックスに次の10通のメールが届いていたとします。

あなたはどんな順番で返信するでしょうか？

常識的に対応をするなら、お客様→上司→同僚→私用（私用メールを会社で禁止しているところも多いので注意！）
といった順番でしょうか。

少なくとも、クレームの対応を真っ先に行いたいところです。
クレームなど、緊急性が高いものが含まれていない場合には、届いた順に読み、そのまま（つまり着信時間の古いものから）返信をする、という人が多いことでしょう。

いわば先着順の処理です。
古いものから順番に片づけたいという欲求は人間の性質なのかも知れませんね。

でも、よくよく考えてみると、古い順から処理をすることの意味はあまりないのです。

相手の反応をイメージしながら返信を

例えば、最後に届いたメールが5分前に届いたものだとします。
その場ですぐに返信をしたら、相手はどう思うでしょうか？

「5分後に返事が返ってきた！」とびっくりするかもしれません。

この驚きが、場合によっては感動になるケースもあります。

もう1つのパターンを考えてみましょう。

最初に着信したメールが、5時間前に届いたものだとします。
真っ先に返信をしたとしても、送り主にとってみれば5時間後の返信。

それが6時間後になろうとも、7時間後になろうとも、その印象に大きな違いはありません。
着信時間が古い順に返信を書いて、ようやく最後に着信したメールに辿り着くまでに1時間ほどかかることも珍しくありません。

そうなると、最後に着信した送り主にとっては１時間後の返信。
ごく当たり前のスピードです。

1時間かけてメールの処理をしても、誰にも驚きや感動を与えることができないのです。
それではなんだかつまらない、もったいないと思いませんか？

メールボックスはあなたの『お店』

メールの上手い人は常に、返信のタイミングと相手の反応を意識しながら返信をしています。

メールも接客のひとつです。
メールボックスはあなたのお店とも言えます。

お店に来てくれた人達をどうもてなすのか？
どうやって喜びや驚きを感じてもらうのか？

それは、店主であるあなたの腕の見せ所です。

返信の仕方には、いろいろな工夫をすることができます。

スピードや文章量だけではありません。その人の仕事のスタイルや、パーソナリティに合った、工夫の仕方があるはずです。

ぜひ、ご自分に合った返信スタイルを作ってみてください。
あなたのお店での立ち振る舞いはあなたが決めればよいのですから。

返事が遅れるとき

メ－ルの返信はスピ－ドが大切ですが、検討するのに時間が必要な場合もあります。

そのような時には、以下のようなフレーズを用い「メ－ルを受け取った」「読みました」ということだけでも、発信者へ返信するようにしたほうがよいでしょう。

メ－ルを拝見しました。○○（いつ）までにお返事します

～～のため（理由）返信が遅くなります

ご回答まで少しお時間頂けますようお願いいたします

経験上、これで多くのトラブルが回避できるようになります。
メールの遅れでトラブルを多く抱えている方は、 まずは、遅れることの連絡を。

これはアポイントに遅れるときでも一緒ですよね。
相手に連絡が行っていたら大きなトラブルにもならないですし、その丁寧さが、信頼関係にも繋がるのです。

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CCで届いたメールの返信ルール

CCで届くメールは、あくまでも「情報共有」が目的です。通常はTO（宛先）で受信した人が、確認や返信をすべきです。しかし、CCで受信した人であっても返信をする必要があれば、返信をしても構いません。たとえば、TOの受信者が不在の場合、CCで受けた人が「今日は、○○がお休みをいただいているため、代わりに私が対応いたします」と書いて返信することもあります。

ここで迷うのが「送信者のみに返信」するのか「全員に返信」するのかでしょう。

送信者がAさん、TO（宛先）がBさん、CCがCさんだったとします。

その時に受信者であるCさんが「送信者のみに返信」「全員に返信」をそれぞれしたらどうなるのかを説明します。

送信者のみに返信

「返信」ボタンを押すと、TO（宛先）に送信者であるAさんが入ります。Bさんは送信先に含まれません。
このように、送信者に対してのみ連絡をしたい場合は「返信」ボタンを押しましょう。

全員に返信

「全員に返信」ボタンを押すと、TO（宛先）に送信者であるAさんが入ります。CC にBさんが入ります。全員で情報共有したい場合に利用します。

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たとえば、お客さまからクレームメールが届いたとしましょう。そして、社内の担当に指示をするときに「転送」を押したつもりで「返信」を押していたとします。その際「この人は面倒な人だから慎重に対応するように」「とりあえず、適当でいいよ」などと「返信」してしまっていたらどうでしょう。お客さまが激怒するのは当然です。

メールの発言は残ります。しかもこのインターネットの時代ですから、SNSなどに投稿されてしまうかも知れません。転送、返信の使い分けには十分注意が必要です。

なぜこのような単純なミスが起こるのでしょう。考えられることは、いくつかあります。

ケース1：ボタンの押し間違い

返信ボタンを押そうと思って転送ボタンを押してしまった。転送ボタンを押そうとして返信ボタンを押してしまった。このような、押し間違いの可能性があります。返信、送信のボタンは、それぞれ違い場所にあります。そのため、単純な押し間違いが発生する可能性もあります。

▲Gmail（Google Apps）のメール画面

ケース2：思考の分断

送信者に返信しようと思って考えていたところ、社内に転送しなくてはいけないと考え、転送用の文章を書き始めてしまった。その際、宛先が返信のままになっていたが、気付かずにそのまま送ってしまったということも考えられます。

いずれにせよ、送信ボタンを押す前に宛先が正しいかを確認する必要があります。

誤送信対策のヒント

転送ボタンを押すだけで簡単に転送ができてしまいます。そういった安易な転送を止め、本文にひと言ふた言書くようにしてください。少し時間を取るだけで、間違って返信ボタンを押してしまっていることに気付く可能性が高まります。

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